+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Как долго надо хранить сертификат эцп

Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП)?

Электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Насколько сложно научиться пользоваться электронной цифровой подписью (ЭЦП)?

Несмотря на чрезвычайную сложность математического аппарата двухключевой криптографии и программных средств, его реализующих, пользование ЭЦП для его владельца на удивление просто и доступно любому человеку, вне зависимости от уровня владения персональным компьютером, образования и рода занятий.

Для того, чтобы подписать подготовленный электронный документ, владельцу ЭЦП достаточно вставить в дисковод компьютера дискету, содержащую принадлежащий ему секретный ключ, и щелкнуть мышкой по кнопке на экране компьютера. Все остальное компьютер сделает сам.

Проверить истинность подписи любого человека под любым электронным документом еще проще. Вызванный на экран компьютера подписанный электронный документ проверяется автоматически и поэтому сразу содержит информацию о том, кто его подписал, и истинна ли подпись.

Вместе с тем мы предоставляем и более сложные средства проверки электронной подписи, предназначенные для экспертов на случай, если по каким-либо причинам понадобится по другой схеме проверить и еще раз убедиться в подлинности документа.

Равнозначна ли электронная цифровая подпись подписи на бумаге?

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Клиент может быть одновременно владельцем любого количества сертификатов ключей подписей. При этом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

Можно ли подделать ЭЦП?

При правильном хранении секретного ключа его владельцем — нет. Выполняйте рекомендации по хранению и использованию ключа, содержащиеся в документации к абонентскому рабочему месту — и вы будете гарантированы от подделки вашей ЭЦП. На сегодняшний день на Земле не существует вычислительных мощностей, способных в сколько-нибудь приемлемые сроки взломать криптографию ЭЦП, и в ближайшие десятилетия это будет также невозможно.

Можно ли незаметно подделать текст электронного документа, подписанного ЭЦП?

Это невозможно. Любое изменение, несанкционированно внесенное в текст документа, будет обнаружено, проверка ЭЦП покажет, что она искажена.

Документы на бумажных носителях с подписью и печатью можно хранить, а можно ли хранить электронный документ, подписанный ЭЦП?

Конечно, и неизмеримо более удобно. Для электронных документов не нужны шкафы, папки и дыроколы. Вам не придется тратить драгоценные часы своего рабочего времени на перелистывание скоросшивателей в поисках потерявшегося документа и дышать бумажной пылью архивов. Архив, который в бумажном виде занял бы несколько стеллажей, в электронном виде умещается на маленьком диске, который при желании можно спрятать в несгораемый сейф, поместить в депозитарий банка, скопировать для надежности, зашифровать и придумать с ним еще множество операций, позволяющих уберечь вашу информацию от случайностей и злого умысла. Просканировать такой архив и найти в нем любой нужный документ — дело нескольких секунд.

И при этом, конечно же, вместе с документом в архиве сохранится и ЭЦП, которая даже спустя десятки лет сможет подтвердить вам и кому угодно его подлинность.

Впрочем, ничто не мешает вам распечатать любой документ, заверенный ЭЦП, и пользоваться им как обычным бумажным документом.

Если возникли споры, и дело дошло до арбитражного суда, будут ли документы, подписанные ЭЦП, иметь юридическую силу?

Да, безусловно имеют юридическую силу.

Что делать, если секретный ключ ЭЦП оказался рассекреченным при каких-то обстоятельствах?

Ну что ж, это возможно, но только в том случае, если вы допустили отклонение от наших рекомендаций по хранению секретного ключа.

Основная ваша задача в момент компрометации — как можно быстрее оповестить администратора Удостоверяющего центра о произошедшем, чтобы он вывел скомпрометированный ключ из действия в системе. С этого момента подпись теряет юридическую силу и Вы можете быть спокойны. После этого можно будет решать вопрос о выдаче вам новых ключей ЭЦП взамен скомпрометированных. Более подробный ответ на этот вопрос можно найти в инструкции, передаваемой клиенту вместе с ключами ЭЦП.

Может ли человек, подписавший документ, отказаться от своей подписи?

Если вы внимательно прочитали ответ на вопрос Как работает электронная цифровая подпись», то уже должны знать, что ЭЦП обладает свойством неотказуемости. Это означает, что никто не может отказаться от своей электронной подписи, потому что ее принадлежность легко, однозначно и неоспоримо доказывается.

Как нужно хранить ключи ЭЦП?

Подробные рекомендации, как хранить ключи ЭЦП, изложены в договоре между Оператором и клиентом и документации к абонентскому комплекту. Кратко можно сказать следующее: храните их таким образом, чтобы быть уверенным, что ваш секретный ключ ни при каких обстоятельствах не может оказаться в руках человека, которому вы не доверяете. Лучше всего, если ваш секретный ключ будет доступен только вам лично, либо только одному особо доверенному лицу.

На сколько времени выдается ЭЦП?

Ваши ключи ЭЦП будут действительны в течение 12 месяцев, считая с момента введения вашей ЭЦП в действие.

Заблаговременно до истечения этого срока вы сможете получить новые ключи ЭЦП таким образом, чтобы не произошло перерыва в действии вашей ЭЦП при смене ключей. Эти ключи будут действовать в течение следующих 12 месяцев, и так далее.

Нужно ли секретить открытый ключ?

Открытый ключ потому и называется открытым, что его не только не нужно секретить, но наоборот, его свободное распространение как раз и является основой для работы системы ЭЦП. Любой человек, который хочет убедиться в подлинности вашей ЭЦП, должен будет воспользоваться для этой цели вашим открытым ключом.

Может ли один человек иметь несколько ЭЦП?

Да, один человек может иметь несколько ЭЦП. Это право закреплено п.2 ст.4 Федерального закона . 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Очевидно, что эти ЭЦП должны различаться между собой. Удостоверяющий центр не выдает двух идентичных по назначению ЭЦП одному и тому же лицу.

Как можно убедиться, что человек, подписавший документ от имени предприятия, имеет на то полномочия?

Легко можно убедиться, посмотрев сертификат открытого ключа владельца ЭЦП.

Для получения ключей ЭЦП на сотрудника предприятия руководитель (подписывая договор и заверяя заявление сотрудника) подтверждает должность и полномочия своего сотрудника (какие документы он имеет право подписывать).

На основании подписанных руководителем документов (которые хранятся в Удостоверяющем центре) в сертификате открытого ключа ЭЦП указывается должность и полномочия владельца ЭЦП. А сертификат открытого ключа ЭЦП доступен всем клиентам.

Могут ли руководитель и его заместители, а также главный бухгалтер, иметь свои индивидуальные ЭЦП и при этом подписывать документы, в пределах своих полномочий, от имени предприятия своей ЭЦП?

Может ли предприятие работать с одной ЭЦП?

Что делать если сотрудник на которого была оформлена ЭЦП уволился с предприятия и может ли он при желании продолжать подписывать документы от имени предприятия?

Руководитель предприятия или сам владелец ЭЦП должны немедленно заявить администратору об отзыве сертификата. Администратор системы немедленно приостанавливает действие сертификата, а после получения письменного подтверждения (можно в электронном виде, если подпись ЭЦП) отзывает сертификат. Таким образом, с момента получения администратором информации, подпись сотрудника будет считаться недействительной, и никто с ним работать не будет (так клиенты перед расшифровкой подписи обязательно просматривают список отозванных сертификатов).

Обычно печать предприятия хранится в бухгалтерии, или у секретаря, или в другой службе, и они же ставят печать на подпись руководителя. А можно ли ЭЦП доверять так же, как и печать?

Личное дело руководителя кому доверять, ответственность все равно остается за ним и поэтому желательно, чтобы он предусмотрел все меры предосторожности.

Чем гарантируется надежность криптографической защиты и то, что ЭЦП нельзя подделать?

Для чего используется электронная цифровая подпись?

Для обеспечения конфиденциальности передаваемой информации, подтверждения авторства целостности электронных документов и неотрекаемости от передачи электронных документов используется криптографическая защита информации -электронная цифровая подпись.

Электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Это интересно:  Без прав за рулем наказание 2019

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) используется в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью и скрепленного печатью.

Каковы функции удостоверяющего центра?

Для обеспечения работы системы управления ключами и сертификатами функции удостоверяющего центра выполняет специализированный оператор связи. Основными функциями специализированный оператор связи являются:

— изготовление сертификатов ключей подписей;

— создание ключей электронных цифровых подписей по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа электронной цифровой подписи;

— приостановление и возобновление действия сертификатов ключей подписей, а также аннулирование их;

— ведение реестра сертификатов ключей подписей, обеспечение его актуальности и возможности свободного доступа к нему участников информационных систем;

— проверка уникальности открытых ключей электронных цифровых подписей в реестре сертификатов ключей подписей и архиве удостоверяющего центра;

— выдача сертификатов ключей подписей в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов с информацией об их действии;

— осуществление по обращениям пользователей сертификатов ключей подписей подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении выданных им сертификатов ключей подписей.

Каковы обязательства удостоверяющего центра?

Специализированный оператор связи выполняющий функции удостоверяющего центра при изготовлении сертификата ключа подписи принимает на себя следующие обязательства по отношению к владельцу сертификата ключа подписи:

— вносить сертификат ключа подписи в реестр сертификатов ключей подписей;

— обеспечивать выдачу сертификата ключа подписи обратившимся к нему участникам информационных систем;

— приостанавливать действие сертификата ключа подписи по обращению его владельца;

— уведомлять владельца сертификата ключа подписи о фактах, которые стали известны удостоверяющему центру и которые существенным образом могут сказаться на возможности дальнейшего использования сертификата ключа подписи;

— иные установленные нормативными правовыми актами или соглашением сторон обязательства.

Каковы обязательства владельца ЭЦП?

Владелец сертификата ключа подписи обязан:

— не использовать для электронной цифровой подписи открытые и закрытые ключи электронной цифровой подписи, если ему известно, что эти ключи используются или использовались ранее;

— хранить в тайне закрытый ключ электронной цифровой подписи;

— немедленно требовать приостановления действия сертификата ключа подписи при наличии оснований полагать, что тайна закрытого ключа электронной цифровой подписи нарушена.

При несоблюдении требований, изложенных в настоящей статье, возмещение причиненных вследствие этого убытков возлагается на владельца сертификата ключа подписи.

Статья 7. Срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре. 1. Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре определяется договором между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи. При этом обеспечивается доступ участников информационной системы в удостоверяющий центр для получения сертификата ключа подписи.

2. Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре после аннулирования сертификата ключа подписи должен быть не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи.
По истечении указанного срока хранения сертификат ключа подписи исключается из реестра сертификатов ключей подписей и переводится в режим архивного хранения. Срок архивного хранения составляет не менее чем пять лет. Порядок выдачи копий сертификатов ключей подписей в этот период устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3. Сертификат ключа подписи в форме документа на бумажном носителе хранится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивах и архивном деле.
Комментарий к статье 7
1. Эта статья определяет срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре как в форме электронного документа, так и в форме документа на бумажном носителе.
2. П. 1 данной статьи содержит важную норму, которая определяет срок хранения сертификата ключа подписи в электронной форме в удостоверяющем центре. По мнению законодателя, срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа определяется договором между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи.
3. В п. 2 данной статьи установлена норма, определяющая срок хранения в удостоверяющем центре сертификата ключа подписи в форме электронного документа после его аннулирования. Указано, что срок хранения бумажного документа в удостоверяющем центре должен быть не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи. Так, в соответствии со ст. 196 ГК РФ срок общей исковой давности для большинства гражданских правоотношений установлен 3 года.
При этом удостоверяющий центр как держатель реестра сертификатов ключей подписи в соответствии с п. 1 данной статьи, а также с п. 1 ст. 9 (абз. 3) настоящего Закона обязан обеспечить доступ участников (или пользователей, что точнее и правильнее) информационной системы в удостоверяющий центр для получения сертификата ключа подписи. Причем порядок организации такого доступа не оговаривается.
4. По истечении срока хранения сертификат ключа подписи исключается из реестра сертификатов ключей подписей и переводится в режим архивного хранения. Срок архивного хранения составляет не менее чем пять лет. По истечении этого срока сертификат ключа подписи в форме электронного документа уничтожается.
Второй абзац п. 2 устанавливает, что порядок выдачи копий сертификатов ключей подписей после их аннулирования устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации. В настоящее время действующее законодательство РФ не содержит норм о порядке выдачи копий сертификатов ключей подписей и тем более «копий» электронных документов. Данная отсылочная норма потребует уточнения путем принятия соответствующих нормативно — правовых актов Правительства РФ.
5. В п. 3 данной статьи установлено, что сертификат ключа подписи в форме документа на бумажном носителе хранится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивах и архивном деле. Таким образом, устанавливается неравенство относительно юридической значимости электронного документа и бумажного, о которых сказано в п. 2 и п. 3 данной статьи. На практике будут возникать вопросы о сроках хранения и электронного и бумажного документа в соответствии с порядком архивного хранения документов в организациях и в необходимых случаях в государственных архивах.
6. Следует отметить, что данный Закон, к сожалению, не дает определения понятия «участник информационной системы», но не дает и не применяет термин «пользователь информационной системы (общего пользования или корпоративной)», что ведет к различному толкованию данного понятия и закладывает возможность для различных юридических последствий при применении его норм в правоприменительной практике. Закон дает определение понятия «пользователь сертификата ключа подписи», что в контексте данного Закона не следовало бы заменять неравнозначными понятиями.
Глава III. УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ ЦЕНТРЫ

Как долго надо хранить сертификат эцп

Интернет-сервис обмена электронными документами Synerdocs

На вопросы портала Audit-it.ru об ЭЦП отвечает эксперт Synerdocs Кассис Карина.

1. Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера)?

Ответ на этот вопрос можно найти в Федеральном законе от 06.04.2011 г. N 63 «Об электронной подписи» — в статье 14. Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть — владельца сертификата ключа. Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.

Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы. Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение).

В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

2. Какими бухгалтерскими документами можно сейчас обмениваться в электронном виде?

И вновь обращаемся к законодательству, а именно к Федеральному закону от 06.12.2011 г. N 402 «О бухгалтерском учете». В статье 9 указано, что создавать в электронном виде с использованием электронной подписи можно любой (!) первичный бухгалтерский документ. Соответственно, при наличии электронной подписи и инструментов передачи/получения можно обмениваться любыми бухгалтерскими документами. Инструменты для обмена определяют уже сами контрагенты – лучше всего прибегнуть к услугам операторов электронного документооборота.

Это интересно:  Как получить паспорт рф гражданину днр

Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления. Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер.

3. Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения?

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги. Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно. Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым. Во-вторых, кадровые документы напрямую связаны с персональными данными, что влечет за собой особый порядок обеспечения защиты информации и вытекающие из этого предъявляемые законодательством РФ требования.

В связи с этими и некоторыми другими причинами работу с кадровыми документами ведут с применением бумаги.

Что касается первичных учетных документов, то на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете» их разрешено составлять в электронном виде с применением электронной подписи.

Таким образом, законодательством РФ четко оговорены области правоотношений, в которых запрещено/разрешено применять документы в электронном виде.

4. Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?

Согласно Федеральному закону от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной электронной подписи заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется. Использование любого другого типа электронной подписи (простая или усиленная неквалифицированная) предполагает закрепление выбора подписи, а так же описания всех правил обмена в соглашении между контрагентами на бумаге.

Операторы электронного документооборота, используя в работе квалифицированную электронную подпись либо другой тип подписи, при заключении договора с организацией, подключающейся к их услугам, все же прописывают, какой вид подписи используется, а также уделяют большое внимание правилам обмена. При работе с оператором вам достаточно заключить всего один договор с самой организацией, предоставляющей услуги межкорпоративного электронного обмена.

5. Если все документы по сделке (договоры, счета-фактуры и др.) существуют только в электронном виде, в каком виде их можно представить по требованию налогового органа?

Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или сами электронные документы. Рассмотрим оба случая.

Если технические средства налоговой инспекции не позволяют принимать документы в электронном виде, то вам следует распечатать их из информационной системы с отметкой о том, что документ был подписан электронной подписью ( Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521), заверить данные копии уполномоченным лицом и печатью организации и представить бумажный вариант.

В случае, если возможность представления документов в электронном виде имеется, на основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, представлять электронные документы в налоговые органы разрешено в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, а также сканы бумажных документов, подписанные электронной подписью.

Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности.

ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов и не ограничивает виды документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.

Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через СОС приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать электронной подписью и направить в адрес налогового органа.

Напоминаем, если истребуемый документ составлен не по установленным ФНС РФ форматам, то представление документа производится аналогично случаю представления на бумажном носителе.

6. Что нужно представить в суд, чтобы подтвердить достоверность электронного документа? Есть ли уже судебная практика, связанная с использованием электронных документов, подписанных ЭП?

Напоминаем, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств.

Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств юридически значимые электронные документы, достаточно будет сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).

Сегодня Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС РФ) работает через онлайн-сервисы «Электронное правосудие». С помощью системы «Мой арбитр» документы можно подавать в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте ВАС РФ. Также можно отправить сканы документов, в этом случае от вас потребуется только регистрация в подсистеме «Электронный страж». Правила подачи документов в арбитражные суды в электронном виде описаны в Справке системы «Мой арбитр».

7. Обязательно ли обмениваться электронными документами через оператора электронного документооборота? Можно ли подписывать документы с помощью программы, установленной на компьютере пользователя и отправлять контрагенту напрямую? Существуют ли такие программы?

Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычную электронную почту), которые приступают к внешнему электронному взаимодействию. При самостоятельной организации межкорпоративного электронного документооборота придется столкнуться с рядом трудностей. Для подписания документов электронной подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придется заключить отдельное соглашение о начале электронного взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена. После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, возникнет вопрос хранения электронных документов. И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена, также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2011 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.

Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Решать вам, какой способ для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами.

8. Где фирме взять ЭП? Можно ли создать ЭП самостоятельно или нужно покупать в специализированной организации? Какая должна быть ЭП, чтобы подписанный ей документ имел такой же статус, как созданный на бумаге?

Во-первых, важно знать, существуют различные типы электронной подписи, которые закреплены в законодательных актах, регулирующих отношения, связанные с использованием электронной подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и Федеральный закон от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ФЗ №63 различают два вида: простая и усиленная.

Все подписи отличаются друг от друга характерными для них признаками, которые четко отражены в указанных Федеральных законах.

На основании п. 1 ст. 4 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан электронной цифровой подписью. Поскольку с 01.07.2013 г. прекращает свое действие ФЗ N 1 «Об электронной цифровой подписи», то электронная цифровая подпись будет приравнена к усиленной квалифицированной. Также статья 6 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» утверждает, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если нормы законодательства не требуют составления документа исключительно на бумаге.

Это интересно:  Купля продажа иностранной валюты

Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Для решения задач межкорпоративного электронного документооборота можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре ( Перечень аккредитованных УЦ).

Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.

Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА вы всегда можете самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.

9. Сколько стоит сертификат электронной подписи для обмена юридически значимыми документами?

Стоимость сертификата ключа проверки электронной подписи зависит от нескольких факторов:

  • Тип сертификата (квалифицированный или неквалифицированный). Квалифицированные сертификаты выдают только аккредитованные удостоверяющие центры;
  • Предназначение сертификата (для сдачи отчетности в государственные органы, для участия в электронных торгах и другое);
  • Политика ценообразования конкретного удостоверяющего центра.

В результате цена может очень серьезно варьироваться. В среднем, стоимость выпуска квалифицированного сертификата электронной подписи для применения в системах доверенных операторов электронного документооборота составит 1000 руб. Напомним, что сертификат действует один год.

10. Можно ли использовать для подписания всех документов одну ЭП: для передачи документов в налоговую, для обмена документами с контрагентами, для участия в электронных торгах? Или нужны разные ЭП?

Усиленная квалифицированная электронная подпись решает достаточно широкий спектр задач. С ее помощью вы сможете сдавать отчетность в налоговые органы, обмениваться электронными документами с контрагентами и другое. Для участия в электронных торгах потребуется электронная цифровая подпись. Напоминаем, Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», регулирующий вопросы, связанные с применением электронной цифровой подписи прекращает свое действие с 1 июля 2013 г. В связи с чем должен осуществиться окончательный переход к исполнению требований Федерального закона от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться, так как, во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять, во-вторых, чтобы быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.

На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром. Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе.

11. Есть ли ограничения на срок действия ЭП? Как быть, если документы, подписанные ЭП нужно хранить в течение многих лет?

Срок действия сертификата проверки ключа подписи, как правило, составляет один год, а срок хранения первичных бухгалтерских документов не меньше пяти лет. В момент проверки электронной подписи потребуются доказательства того, что при подписании документа сертификат был действителен. Решением данной проблемы служит использование специального формата подписи – усовершенствованная электронная подпись. Важно не путать с типом подписи (!).

Усовершенствованная электронная подпись позволяет обеспечить:

  • Доказательное подтверждение момента создания электронной подписи.
  • Доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент создания электронной подписи.
  • Архивное хранение юридически значимых электронных документов.

В момент подписания документа электронной подписью будет проставляться штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата обосновано доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.

12. Можно ли обмениваться документами, если у нас и у контрагента ЭП выдана разными удостоверяющими центрами?

Да, можно, и это никак не противоречит законодательству. Однако, стоит учесть, при использовании неквалифицированной электронной подписи в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63 «Об электронной подписи» необходимо заключение соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающее случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, которое также должно предусматривать порядок проверки электронной подписи. При использовании оператора электронного документооборота вышеописанное ограничение автоматически снимается, так как Вы присоединяетесь к Регламенту обмена, который фактически обладает свойствами вышеозначенного соглашения.

13. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота появилось в Российской Федерации относительно недавно. Как сейчас существуют проблемы в нормативном регулировании электронного документооборота в России, каких нормативных актов не хватает для массового использования ЭП?

На самом деле все довольно позитивно. Есть необходимое законодательство в области применения электронной подписи и обмена электронными документами. Дополнительно готовятся поправки к Федеральному закону от 06.04.2011 г. N 63, они, в частности, описывают требования к использованию штампа времени в электронной подписи, вводят понятие о едином пространстве доверия.

Из проблем, не решен вопрос в области ведения электронных архивов. Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125 «Об архивном деле в РФ» уже устарел, в нем нет практически ничего про электронные документы. Оговариваются только сроки хранения, но ни технологий, ни рекомендаций по организации электронных архивов нет.

Пока государство не торопится решать проблемный вопрос, бизнес может делать это самостоятельно, занимая активную позицию по предложению вариантов работы в сложившейся ситуации, а также опираясь на международные стандарты и опыт коллег за рубежом.

Как хранить юридически значимые электронные документы?

Переходя на электронный документооборот с контрагентами, организации нужно подумать о том, как в дальнейшем вести архив. На каких носителях хранить документы в электронном виде и как подтвердить их юридическую значимость?

В каком формате и на каких носителях хранить документы

В чем проблема?

Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.

Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.

Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.

Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.

Как решить?

Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих версий.

Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в «облаке» и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭЦП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.

Как подтвердить юридическую значимость документов

В чем проблема?

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.

Как решить?

Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.

Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.

Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).

Статья написана по материалам сайтов: www.zonazakona.ru, ezp20.ru, ca.kontur.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector