Переход на электронный документооборот

Бумажный документооборот изживает себя. Бумажные документы теряются у поставщиков, при доставке контрагенту, у клиента. Приходится распечатывать, подписывать и отправлять документы заново. Все это — время и деньги.

От перехода на электронный юридически значимый документооборот (ЭДО) многих останавливают лишь сомнения в том, что он будет обходиться дешевле бумажного; что получится адекватно и оптимально перевести бизнес-процессы в электронный вид; что это не будет стоить запредельных денег и ряд других вопросов. Надеемся, что этот материал ответит на них и станет стартовой точкой для перехода на ЭДО.

Сравним бумажные
и электронные документы

Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге. Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели.

Бумажный документооборот Электронный документооборот
Себестоимость бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5 пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9 . электронного документа любого объема — 0 пакета электронных документов любого объема — 0 .
Отправка почтой — от 40-60 курьером — дороже в разы, в большинстве случаев — более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения. входящие бесплатно. Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности.
Архив помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона. условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО. СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно.
Бумажный документооборот Электронный документооборот
Подготовка документов Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца. Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик».
Отправка В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток. Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки.
Возврат подписанных экземпляров В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток. Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется.

При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250

Выбираем способ работы с ЭДО

Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Это зависит от способа работы с ЭДО, который она выберет. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.

Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.

Для пользователей 1С в Диадоке разработано типовое решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: любой желающий может просто скачать модуль с сайта, установить у себя и работать с электронными документами из привычной программы.

Интеграция с другими учетными системами

Интеграция с другими учетными системами займет больше времени и обойдется дороже. Это зависит, во-первых, от учетной системы и ее конфигурации, во-вторых, от оператора ЭДО.

В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Также есть решения для интеграции на уровне программы -Коннекторы, API.

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

Результаты первого пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.
Это интересно:  Куда можно потратить материнский капитал 2019 году

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2019 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2019 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД. Соответствующий законопроект уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму.

Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД. Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2020 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

  • «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • «Об обязательном экземпляре документов»;
  • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат.

По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2020 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться. Следите за нашими новостями.

Что решили по электронной трудовой книжке

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако, как показал эксперимент — образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2020 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19.10.2018):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство готово ввести электронные трудовые книжки с 2020 года».

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В Министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровой форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Это интересно:  Подсудность по связи дел в гражданском процессе

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов, как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru, cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

  • трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ);
  • электронный больничный (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ);
  • акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
  • сведения персонифицированного учета и об уплаченных страховых взносах (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»);
  • любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись (например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего времени, пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.

Переход на ЭДО

Цифровая эпоха коренным образом меняет традиционные порядки взаимодействия между контрагентами. Постепенно обмен документацией в бумажном виде теряет свои позиции, уступая место более инновационному электронному документообороту. Дело в том, что такой способ взаимодействия с контрагентами позволяет оптимизировать как работу предприятия в целом, так и расходы на почтовые услуги сторонних организаций. Кроме того, еще один немаловажный фактор – это время, которое часто мы расходуем, пересылая документы обычной почтой. В программах электронного документооборота любой документ будет доставлен адресату в считанные секунды. А что говорить про экономию бумаги, расходных материалов для печати и т.д.

Другими словами, переход на ЭДО скажется положительно на многих сторонах вашего бизнеса. Если вы еще не сделали этого, то настало самое время задуматься о нем.

Переход на электронный документооборот: первые шаги

В первую очередь, если вам пришла идея перевести свою организацию на ЭДО, необходимо будет защитить ее перед руководством компании, ведь мало кто захочет без доказательной базы менять устоявшиеся в организации регламенты и перезапускать бизнес-процессы. Кроме того, следует иметь в виду, что, говоря о переходе организации на электронный документооборот, например, на систему СБИС Электронный документооборот, мы имеем в виду юридически значимое взаимодействие, что означает, что для работы в системах, как и для СБИС Электронная отчетность, потребуется квалифицированная подпись. Выбрать ее и приобрести можно на сайте специализированного Центра ЭЦП.

Чтобы убедить менеджмент в необходимости перехода организации на электронный документооборот, используйте факторы, которые касаются экономии времени и финансов.

Если говорить о сокращении затрат, тогда в качестве основных аргументов говорите о следующих аспектах:

  • Один лист в формате А4 с печатью обходится компании примерно в полтора рубля. В среднем документы, направляемые одному контрагенту, занимают шесть страниц, а это означает, что в среднем каждая отправка обходится вашему предприятию в 9 рублей. Себестоимость же одной отправки в ЭДО – 0 рублей;
  • Почтовые услуги при отправке одного конверта по городу обходятся в среднем в 50 рублей за конверт. Если говорить о курьерской доставке, то выйдет в несколько раз дороже. Работая в электронном документообороте, вы сможете значительно сократить данную статью затрат – одна отправка вне зависимости от того, куда именно вы отправляете документы (на соседнюю улицу или в город на другом краю страны), будет стоить от пяти до девяти рублей. Конкретная сумма зависит от того, кто будет оператором ЭДО в вашем случае;
  • Также не стоит упускать из виду расходы на архивацию бумажных документов. Оплачивается не только человеческий труд, но также и площадь архивных помещений. Точная стоимость зависит от того, где именно будет находиться ваш архив. В системах электронного документооборота бумаги хранятся бессрочно и почти всегда бесплатно – это зависит от того, с каким именно оператором вы работаете.

Кроме материальных, при переходе на ЭДО вы сможете также экономить свои кадровые и временные затраты, позволив коллективу работать еще более эффективно и быстро. Например:

  • Согласование одного договора в бумажном виде может занимать несколько дней, потому что в офисе может отсутствовать тот тли иной сотрудник, без которого его нельзя подписывать. В некоторых случаях ситуация выглядит очень критической, поэтому подобные случаи необходимо минимизировать. При этом аналогичная задача в системе ЭДО реализуется в считанные секунды. Сотрудник может согласовать или не согласовать документ, а также указать свои комментарии к его содержанию. За счет доступа к СБИС через веб-браузер, войти в систему можно из любого места в любое время. Простой и интуитивно понятный интерфейс позволит разобраться в задаче в пару кликов!
  • Если вам необходимо отправить документы в другой город, а это может быть населенный пункт, который сильно удален от вашего, то путь может отнять не только несколько дней, но и 2-3 недели. Когда речь идет о важном контракте, который надо срочно финализировать и подписать, время идет на часы, поэтому в этих ситуациях поможет только ЭДО. Документы на подписание поступят к вашему контрагенту через несколько секунд после того, как вы их отправите. Кстати, то же самое касается и обратной отправке вашего экземпляра, подписанного контрагентом.

Если вы решили выполнить переход на ЭДО – с чего начать уже понятно. Необходимо убедить коллег и руководство в том, что этот переход исключительно благотворно скажется на бизнесе и позволит всем сотрудникам работать еще более эффективно, чем раньше.

Вторым этапом должна стать покупка электронной квалифицированной подписи, использование которой придаст всем документам, которые вы направляете через систему ЭДО, юридический статус без необходимости заключения соглашения о переходе на ЭДО с каждым контрагентом. Только представьте, сколько дополнительных контрактов вам придется заключить, чтобы составить соглашение о переходе а электронный документооборот со всеми партнерами! Электронная цифровая подпись и использование средств криптографической информации позволяет в разы упростить данный процесс.

Это интересно:  Объяснительная по причин невыхода на работу

После покупки ЭЦП вам необходимо решить, как именно вы хотели бы пользоваться системой. Например, необходима ли вам интеграция с 1С или другой учетной системой или же вам удобнее использовать ее в веб-браузере. Основным преимуществом последнего варианта (кстати, именно так работает СБИС ЭДО) является доступность с любого устройства и их любого места.

Далее вы должны действовать по следующему плану:

  • Изменить учетную политику организации – в ней необходимо прописать возможность составления и отправки документов других юридическим лицам в электронном виде;
  • Продумайте схему согласования договоров и других важных для вашей работы документов. Пропишите порядок действий от разных сотрудников и сроки на каждое из них;
  • Определитесь с системой, в которой вы будете работать.

Еще одним важным шагом на пути к успешному использованию ЭДО является выбор оператора и заключение контракта на техническую поддержку – вы должны быть уверенны в превосходной работоспособности своего рабочего инструмента.

Хотите подключиться к электронному документообороту? Остались вопросы? Задайте их нашим специалистам.

Правда или ложь: 4 неудобных вопроса о внешнем ЭДО

Можно ли хранить бумажную первичку в электронном виде? Kакие сложности стоит учесть при переходе на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами? На эти и другие вопросы читателей ECM-Journal отвечает руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов.

Правда или ложь №1. Говорят, что достаточно оцифровать бумажную первичную документацию и хранить ее в электронном виде. Это легитимно?

– Ложь. В каком виде создан и подписан оригинал, в таком и нужно его хранить. В России архивирование электронной документации регламентируется теми же нормативными актами, что применяются к бумаге. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», а требования конкретно по бухгалтерским документам – № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Ответственность лежит исключительно на налогоплательщике. То есть если вы решили перейти на ЭДО, то именно вам придется самостоятельно обеспечить сохранность документов.

Существует три варианта: хранить локально, на носителях или в облаке. Что именно выберете вы, неважно. С точки зрения закона никаких требований нет.

Главное – хранить документы в течение периода, установленного законодательством. При этом нужно иметь возможность воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Учитывая, что некоторые документы находятся в архиве десятилетиями, важно следить за актуальностью форматов. Пример: еще недавно основным расширением текстового файла был .doc, а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные. И пока сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Правда или ложь №2. Обычно вендоры говорят только о преимуществах ЭДО. Но есть случаи, когда от бумажного документооборота проще отказаться. Это правда?

– Положительные стороны перехода на ЭДО действительно звучат чаще. Среди факторов «за»:

электронный документооборот с контрагентами намного выгоднее бумажного. На отправку документа в сервисе обмена вы тратите в среднем 7 руб., почтой – 35, курьерской службой – 300. И при этом вы существенно снижаете канцелярские расходы;

на подготовку, обработку, подписание, корректировку и доставку электронных документов уходят считанные минуты. На аналогичные работы с бумажным экземпляром вы тратите дни, а иногда и недели;

закрывающие документы из любой точки страны также поступают к вам за минуты, они не теряются в пути. Это ускоряет оплату от контрагентов за услуги или поставленные товары, сокращает кассовые разрывы;

используя электронный архив, вы легко найдете нужный документ. Удобно, если необходимо быстро представить документы по истребованию ФНС;

электронные документы, переданные через оператора ЭДО, обладают юридической значимостью и их можно представлять в суд.

Кроме того, вы можете использовать сервис обмена для упрощения работы с удаленными сотрудниками и клиентами, быстрого сопоставления номенклатур и других конкретных задач.

Однако переход на внешний ЭДО – это всегда новые организационные задачи и трудозатраты. Речь не только о том, что вашим сотрудникам нужно обучаться работе с электронными документами. Потребуется также скорректировать бизнес-процессы, внести изменения в регламент работы и другие внутренние документы компании.

Еще одна сложность, с которой сталкиваются многие компании, – недостаточная квалификация собственных специалистов, ответственных за внедрение ЭДО. Тема пока новая, компетенций действующих сотрудников часто не хватает. Именно поэтому важно, чтобы ваш оператор ЭДО занимал активную позицию, консультировал по возникающим вопросам.

Правда или ложь №3. Внедрение ЭДО требует больших затрат, а экономический эффект достигается долго и редко. Так?

– Не согласен. Рассмотрим расходы на примере компании, которая планирует отправлять контрагентам до 1000 документов в месяц. Подписывать их будут 10 работников. Что нужно учесть?

1. Стоимость сертификата ЭП – около 1600 руб. в год. Если вы рассчитываете, что подписывать документы в сервисе обмена будут 10 сотрудников, то общие расходы по этой статье составят 16 тыс. рублей. Если планируете заказать сразу много сертификатов, удостоверяющий центр может предложить хорошую скидку.

2. Тарифный пакет, или оплата оператору ЭДО за исходящие документы (входящие обычно бесплатны). Цена зависит от объема вашего документооборота: чем выше количество исходящих, тем ниже цена за один документ. Так, если при малых объемах внешнего документооборота она составит около 7 руб., то в случае с трафиком 1000 исходящих в месяц вы отдадите примерно по 5,5 рублей. Некоторые операторы дополнительно берут плату за подключение к сервису (500 руб.).

3. Автоматизация бизнес-процессов и сопутствующие расходы. Чаще всего это оплата сотрудникам за время, затраченное на обучение работе в сервисе обмена и общение с контрагентами, покупку интеграционных решений и т.д. рассчитывается индивидуально. Давайте представим, что инфраструктура вашей компании и сотрудники уже готовы к переходу на ЭДО. На обучение работе в сервисе они затратили 2 часа. При оплате в 500 руб./час общие расходы составят 10 тыс. рублей.

Переход на электронное взаимодействие с контрагентами окупается всегда – эффект заметен уже в течение первого года, максимум – трех лет. Выгоду рассчитать легко, смотрите пример сравнения затрат на документооборот с контрагентами в компании:

Если вы отправляете в бумаге

Если вы отправляете электронные документы

Статья написана по материалам сайтов: clubtk.ru, www.abt.ru, ecm-journal.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий