Пояснительная записка к паспорту архива

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к Паспорту архива Муниципального учреждения «Администрация Козловского сельского поселения» Конаковского района Тверской области,
хранящего управленческую документацию, на 1 декабря 2015 года.

На основании паспорта архива Юрьевский сельский Совет Конаковского района Калининской области образовался в 1929 году и упразднен 31 декабря 1970 года. Документы по личному составу включительно по 1970 год переданы на хранение во вновь образованный Гаврилковский сельский Совет Конаковского района Калининской области.

На основании решения исполкома Калининского областного Совета депутатов трудящихся от 31 декабря 1970 года № 571 «Об изменении территориальных границ отдельных сельсоветов» административный центр Тешиловского сельского Совета перенесен в населенный пункт деревня Гаврилково и переименован в Гаврилковский сельский Совет Конаковского района Калининской области.

На основании решения исполкома Калининского областного Совета народных депутатов от 13 ноября 1979 года № 260, в связи с тем, что отдельные населенные пункты фактически слились с поселками, деревня Фофаново Гаврилковского сельского Совета включена в черту поселка городского типа Новозавидовский.

Исполнительный комитет Синцовского сельского совета депутатов трудящихся Тургиновского района Калининской области образовался в 1950 году и относился к Калининскому району. На основании второй сессии Синцовского сельского Совета от 13 июля 1977 года Синцовский сельский совет стал относиться к Конаковскому району.

Во исполнение Указа Президента Российской Федерации № 1617 от 9 октября 1993 г. «О реформе представительных органов власти и органов местного самоуправления в РФ», Постановления Главы администрации г.Конаково и Конаковского района № 557 от 14 октября 1993 г. функции сельских Советов возложены на администрацию сельского округа.

Исполнительный комитет Гаврилковского и Синцовского сельского совета депутатов трудящихся Конаковского района Калининской области стали называться соответственно Администрации Гаврилковского и Синцовского сельского округов.

В связи с передачей полномочий городским и сельским поселениям с 01.01.2006 года в соответствии с федеральным законом от 06.10.2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», законом Тверской области от 28.02.2005 года №31-30 «Об установлении границ муниципальных образований, входящих в состав территории муниципального образования Тверской области «Конаковский район», территория Гаврилковской сельской администрации частично изменена : д.Лазурная, д.Тешилово, п.Мирный и д.Селиверстово относятся к городскому поселению «Новозавидовский»; д.Бушмино, д.Гаврилково, д.Дорино, д.Ивановское, д.Клещево, д.Павельцево, д.Юрьево будут относятся к Козловскому сельскому поселению.

Администрации Гаврилковского и Синцовского сельских округов реорганизованы в Муниципальное учреждение «Администрация Козловского сельского поселения». На её территории следующие населенные пункты: поселок Текстильщики и деревни – Бережки, Бушмино, Гаврилково, Гришкино, Дмитрово, Дорино, Долгая Пожня, Заозерье, Зеленцино, Ивановское, Клещево, Койдиново, Курьяново, Павельцево, Синцово, Узкол, Юрьево.

В связи с вышеизложенным, в паспорте архива Муниципального учреждения «Администрация Козловского сельского поселения» Конаковского района Тверской области на 2015 год произошли изменения:

Раздел 1 Строка 101 Графа 1

На 01.01.2014 г. в паспорте архива числился 1 фонд. В 2015 году произошло уточнение количества фондов: Юрьевский сельский Совет, Гаврилковский сельский Совет, Синцовский сельский Совет и администрация Козловского сельского поселения.

Итого на 01.01.2015 г. в паспорте архива числится 4 фонда.

Раздел 2 Строка 201 Графа 1

На 01.01.2014г. в паспорте архива числился 31 документы постоянного хранения администрации Козловского сельского поселения. В связи с уточнением количества фондов, в паспорт архива на 01.01.2015 г. добавлены документы постоянного хранения Юрьевского сельского Совета, Гаврилковского сельского Совета и Синцовского сельского Совета. Также в эту графу включаются похозяйственные книги с 1980 по 2011 годы. Итого на 01.01.2015 г. в паспорт архива в Графе 1 включено 453 дела.

Раздел 2 Строка 201 Графа 2

На 01.01.2014г. в паспорте архива указана крайняя дата 2009 год. В паспорте архива на 01.01.2015 г. добавлены документы Юрьевского сельского Совета, Гаврилковского сельского Совета и Синцовского сельского Совета с более ранними датами документов. Итого на 01.01.2015 г. в паспорте архива в Строке 202 Графе 2 крайняя дата 1938 год.

Раздел 2 Строка 201 Графа 4

Раздел 2 Строка 201 Графа 5

Раздел 2 Строка 202 Графа 1

На 01.01.2014г. в паспорте архива числился 197 документов по личному составу. В паспорт архива на 01.01.2015 г. добавлены личные дела работающих и уволенных работников в количестве 22 дела. Итого на 01.01.2015 г. в паспорт архива в Строке 202 Графе 1 включено 219 дел.

Раздел 2 Строка 202 Графа 2

На 01.01.2015 г. изменений нет. Итого на 01.01.2015 г. в паспорте архива в графе 2 крайняя дата 1940 год.

Раздел 2 Строка 202 Графа 4

На 01.01.2015 г. в паспорт архива включено 197 документ по личному составу. В паспорте архива на 01.01.2015 г. добавлены документы, согласованные ЭПК архивного отдела Тверской области за 2012 год. Итого на 01.01.2015 г. в паспорте архива в графе 4 включено 199 дел.

Главный специалист Администрации Козловского сельского поселения

Коми-Пермяцкий окружной государственный архив

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

1. Общие положения

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

2. Состав показателей паспорта

Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 — «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

  • постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
    организации;
  • постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

© ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив», 2009–2019 г.

Использование материалов сайта без согласования с архивом запрещено.

Порядок заполнения паспортов архивов организаций (Памятка)

    Анатолий Болтенков 2 лет назад Просмотров:

1 АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ Государственное учреждение Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» Порядок заполнения паспортов архивов организаций (Памятка) Составители: Орлова С.В. Паршукова А.С. Кемерово 2010

2 1.Введение Важнейшей составной частью формирования Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) является своевременный, качественный учет количества документов, хранящихся в организации источнике комплектования. 1.2.Учет документов в организации это определение и фиксация их состава и количества в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу. 1.3.Паспорт архива является основным документом централизованного учета в ведомственном архиве. 1.4.Цель памятки: определить порядок заполнения паспорта, раскрыв особенности включения сведений об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности организации кадрами. Памятка не ставит своей целью рассмотреть организационные особенности работы отдела комплектования Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» (далее ГУКО «ГАКО») при подготовке к проведению паспортизации ведомственных архивов и обработке поступившей информации. 1.5.Памятка составлена в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» от ФЗ; «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ» (1997г.); Основными правилами работы архивов организаций (2002 г.); Гражданским кодексом РФ (Часть 1), а также с учетом опыта работы ГУКО «ГАКО» с организациями-источниками комплектования. 1.6.Памятка предназначена для работников архивов организаций и иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов, образующихся в деятельности организации

Это интересно:  Отчетность по ндс в 2019 году

3 3 2.Общие положения 2.1.Согласно «Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (далее — Регламент), утвержденному приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» организации источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря отчетного года в зависимости от состава документов, образующихся в процессе деятельности этих организаций. 2.2.Существует три разновидности паспорта архива организации (формы — 4, 4а, 4б): 1. паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию; 2. паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументацию; 3. паспорт архива организации, хранящей научно техническую документацию. 2.3.В зависимости от того, какие документы хранятся в архиве организации, заполняется один из паспортов или все три вида паспорта В случае заключения договора о сотрудничестве с ГУКО «ГАКО» организации и предприятия с негосударственной формой собственности составляют два отдельных паспорта: — на управленческие документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда РФ, созданные до даты изменения формы собственности, но находящиеся на временном хранении в негосударственной организации первый паспорт;

4 — на документы АФ, относящиеся к частной собственности (к негосударственной части АФ РФ), являющиеся собственностью организации, созданные от даты изменения формы собственности организации либо создания частного юридического лица второй паспорт. Датой разделения документального комплекса на государственную и негосударственную часть является дата акционирования, создания предприятия, изменения формы собственности Если организация уже передала все свои документы постоянного срока хранения и по личному составу, относящиеся к государственной форме собственности в ГУКО «ГАКО», то она составляет один паспорт на документы, относящиеся к частной собственности и являющиеся собственностью организации Паспорт архива организации составляется каждый год, заполняется в двух экземплярах: один экземпляр паспорта остается в организации до ее ликвидации (реорганизации по форме слияния), второй направляется в ГУКО «ГАКО» Формы паспорта заполняются на основании сведений описей, номенклатур дел. Перед включением этих сведений в паспорт следует проверить правильность составления данных учетных документов В паспортах даются сведения об объеме всех хранящихся в организации управленческих документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях учреждения, образовавшихся в процессе деятельности организации, а также подведомственных организаций, если документы поступают на хранение в головную организацию. Сведения о количестве неописанных дел, в т.ч. находящихся в структурных подразделениях, подсчитываются по номенклатурам дел, или даются по фактическому наличию на основании подсчета. 4

5 2.7.В случае, если при каждом пополнении фонда или реорганизации, изменении структуры организации историческая справка к архивному фонду организации не дополнялась, то к паспортам прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно правовом статусе или форме собственности организации, данные о предыдущей передаче документов на государственное хранение (наименование госархива, в который передавались документы, а также виды, объемы и крайние даты переданных документов, наличие научно справочного аппарата к ним) Паспорт подписывает руководитель организации, подпись заверяется печатью, указывается фамилия и телефон исполнителя. В случае безвозвратной утраты документов постоянного и долговременного сроков хранения вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя учреждения, организации, предприятия Порядок заполнения паспортов 3.1. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (форма 4 по Регламенту см. Приложение 1) Заполнение адресной части паспорта В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес ГУКО «ГАКО». Пример: Государственное учреждение Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» Пр. Ленина, 3 а, г. Кемерово, Кемеровская область,

6 В строке адресной части «Кем представляется», отчитывающаяся организация указывает свою организационно-правовую форму, свое полное и сокращенное название (так как они зафиксированы в учредительных документах), адрес с почтовым индексом, форму собственности (так как она значится в выписке ЕГРЮЛ, с указанием классификационного кода). Наименование организационно правовых форм юридических лиц должно проводиться в строгом соответствии со ст. 50, 66, 97, 107, 113, , 120,121 Гражданского кодекса РФ. Помимо официального адреса организации, указывается и адрес архива (специализированного помещения, где хранятся документы) этой организации, если он расположен на другой территории, в другом здании. Примеры: 1) Кузбасское отделение структурное подразделение Западно- Сибирской железной дороги филиала ОАО «РЖД». Юр. адрес: Пионерский бульвар, 1а, г. Кемерово, , архив ул. Сарыгина, 22, г. Кемерово, Кемеровская область, Федеральная собственность (по ОКФС код- 12) 2) Государственное автономное учреждение культуры (ГАУК) Кемеровской области «Кемеровская государственная областная филармония имени Б.Т. Штоколова», пр. Советский, 68, г. Кемерово, Кемеровская область, Собственность субъекта РФ (по ОКФС код-13) 3) Общество с ограниченной ответственностью «Разрез Киселевский», ул. Горьког, 1, г. Киселевск, Кемеровская область. Частная собственность РФ (по ОКФС код-16) Заполнение раздела 1 паспорта «Общие сведения»

7 Строка 101, в графе 1 указывается количество фондов *, хранящихся в архиве организации. В основном, это один фонд данного учреждения, но может быть и более 1 фонда, если храняться документы только данной организации, то указывается цифра 1. Если в архиве организации хранятся документы организаций предшественников, подведомственных организаций, тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве. 7 Пример: В 2007 году ликвидировались департамент науки и профессионального образования Кемеровской области, департамент образования Кемеровской области, комитет по вопросам защиты семьи и детства Кемеровской области, а был создан департамент образования и науки Кемеровской области. Несмотря на то, что новый департамент считается правопреемником, ликвидированных органов власти, он создает собственный фонд. Фонд департамента образования и науки Кемеровской области начинается с момента появления первого распорядительного документа о его создании, затем фонд пополняется документами о его регистрации, как юридического лица, постановки на учет в регистрационных органах. Каждый ликвидированный орган власти формировал свой самостоятельный фонд, который закрывается на момент снятия юридического лица с налогового учета, последний документ это свидетельство о прекращении деятельности организации. Таким образом, в строке 101, графа 1 показывается 4 фонда. * Фонд организации вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации от момента ее создания до ликвидации, снятии с учета в регистрационных органах. Если с организацией происходили реорганизации, переименования, изменения подчиненности, то ее фонд считается единым. Как правило, дата создания организации фиксируется в учредительных документах — положении, уставе. Свидетельства о регистрации и ликвидации юридического лица, снятии с налогового учета являются крайними документами всего фонда организации

8 Строка 101, в графе 2 указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах, то есть площадь отдельной комнаты, выделенной под архив. Если помещений несколько указывается площадь каждого помещения Строка 101, в графе 3 указывается загруженность документами архивохранилища (изолированного помещения) в процентах. Если помещений несколько указывается загруженность каждого помещения. Загруженность, имеющегося архивохранилища рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на количество дел, которое может вместить помещение (проектная вместимость) и умножения на 100. (общ. колич. ед.хр. : проектная вместимость) х 100% = загруженность. Показатель проектной вместимости рассчитывается в два этапа. 1) Следует произвести расчет среднего количества единиц хранения, расположенных на одном погонном метре архивных полок. Данный показатель зависит от параметров стеллажного оборудования (высота полок, длинна стеллажа). Пример: В архивохранилище хранится ед.хр., а протяженность архивных полок, уже занятых документами, составляет 150 погонных метров. Количество ед.хр. делится на количество погонных метров. 9600:150 =64 ед. хр. Следовательно, на 1 п.м. полок находится 64 ед.хр. 2) Для расчета показателя вместимости количество ед.хр., находящиеся на 1 погонном метре, умножается на число общей протяженности архивных полок (в том числе свободных) Пример: Общая протяженность полок составляет 170 п.м. 64 х 170 =10880 ед. хр. (показатель вместимости) Для расчета процента загруженности архивохранилища количество единиц хранения делится на показатель вместимости и умножается на 100 8

9 (9600 : 10880) х 100 = 88, 2 % (процент загруженности архивохранилища) Заполнение раздела 2 паспорта «Сведения о документах» Количество единиц хранения в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета, в том числе на основании учетных документов. Подсчитывается общее количество ед.хр. по описям, в случае если дела не были внесены в опись, то по номенклатуре дел, или по фактическому наличию на основании подсчета Строки 201,202, в графе 1 указывается общее количество описанных и неописанных дел, хранящихся в архиве организации. Сюда не включаются дела последних трех лет, включая текущий год (т.е, по год, предшествующий двум годам текущего года), т.к.в архив организации документы поступают через два года после их завершения в делопроизводстве. В строку 201 наряду с управленческой документацией, включаются документы по личному составу, переведенные решением ЭПК на постоянное хранение (если такие были). Пример: в паспорте, составленном на 1 декабря 2010 года, сведения показываются по 2007 год включительно. Т.к год отчетный, он незавершен, поэтому в подсчет не берется. За годы документы не показываются, т.к. два года после завершения делопроизводства дается на их упорядочение и описание Строка 201, в графе 2 указывается начальная крайняя дата, самого раннего дела постоянного срока хранения, хранящегося в организации, включенного в графу 1. Пример: Управление ЗАГС Кемеровской области хранит документы постоянного срока хранения, акты гражданского состояния, подлежащие передаче на госхранение через сто лет ведомственного хранения. В настоящее время в организации хранятся акты за 1926 год. Это и будет самой ранней датой документов, хранящихся в организации. 9

Это интересно:  Как можно откосить от армии законно

10 Строка 202, в графе 2 указывается начальная крайняя дата, самого раннего дела по личному составу, хранящегося в организации, включенного в графу Строка 201, в графе 3 указывается конечная дата дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве организации, включенных в графу 1. Конечная дата не должна быть позднее года, предшествующего двум годам текущего года (см. п ) Пример: В паспорте на 1 декабря 2010 года в графе 3 указывается 2007 год, на 1 декабря 2011 года 2008 год и т.д. Строка 202, в графе 3 указывается конечная дата дел по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, включенных в графу 1. Конечная дата не должна быть позднее года, предшествующего двум годам текущего года (см. п ) Строки 201,202 в графах 4, 5, 6 заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации и по личному составу. В графе 4 указывается общее суммарное количество дел, включенных в описи, утвержденные ЭПК архивного управления Кемеровской области и находящиеся на хранении в организации. В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4, в графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу Пример: Документы за 1998 год сданы в государственный архив, следующие с 1999 года дела хранятся в организации, значит 1999 год вносится в графу 5. Конечную дату определяем по описям по факту утверждения. В паспорте на 2010 год эта дата не должна быть позднее 2007 года (графа 6), количество дел также смотрим по годовым разделам описи, ориентируясь на начальную и конечную дату (графа 4) Строка 201, в графе 7 — Указывается количество дел постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении сверх

11 установленного Законом Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от ФЗ срока ведомственного хранения. Срок хранения для: — документов федеральных органов и организаций, имеющих федеральную форму собственности 15 лет, — документов органов государственной власти субъектов РФ, организаций, имеющих форму собственности субъекта РФ, 10 лет. — для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ отдельных видов архивных документов, записей актов гражданского состояния 100 лет. — документов частной формы собственности определяется согласно договору о сотрудничестве, в котором указываются обязанности собственника по хранению документов Архивного фонда РФ. При ликвидации госорганов, включенные в состав АФ РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения, которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в ГУКО «ГАКО» Если организация, имеющая частную форму собственности хранит документы государственной организации предшественника, то документы, отнесенные к государственной собственности следует считать как документы, хранящиеся сверх срока. Пример: Если организация федеральной формы собственности составляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2010 года, то документы, составленные до 1995 года, хранятся в организации сверх установленного срока. Если организация, имеющая форму собственности субъекта РФ, составляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2010 года, то документы, составленные до 2000 года, хранятся в организации сверх установленного срока. 11

12 Строки 201, 202, в графе 8 — указывается общее количество дел постоянного хранения и по личному составу, образующихся в течение одного года в делопроизводстве отчитывающейся организации, учреждения, предприятия. Сведения о количестве образующихся дел за год берутся из итоговой записи и графы 3 «Количество единиц хранения» номенклатуры дел организации Заполнение раздела 3 паспорта «Кадры» Строка указывается наличие штатного архивариуса, либо специалиста, принятого в штат в качестве делопроизводителя, ответственного за ведение архива организации, а не количество штатных работников организации в целом. Если в организации нет штатных работников архива, а есть лицо, ответственное за хранение, обработку, упорядочение документов, законченных в делопроизводстве организации, то в этой графе ставится «нет» Заполнение раздела «Условия хранения документов» Подчеркиваются показатели, характеризующие помещение, в котором хранятся архивные документы. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения должны отражать характеристики мест реального хранения документов (рабочих комнат, коридоров, подвалов и пр.) Паспорт организации, хранящей кинофотофонодокументы (форма 4 «а» по Регламенту см. Приложение 2). Паспорт организации, хранящей кинофотофонодокументы, заполняется аналогично разделам паспорта на управленческую документацию с той разницей, что сведения по этим видам документов даются по текущий год. Например: в паспорте на год конечной датой в строках графы 3 будет 2010 год.

13 При заполнении данной формы паспорта следует помнить, что срок временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в ГАКО: кино и фотодокументов 5 лет; видео и фонодокументов 3 года Паспорт организации, хранящей научно техническую документацию (форма 4 «б» по Регламенту см. Приложение 3) Заполнение раздел 1 паспорта «Научно техническая документация. Общие сведения» Строки , в графе 1- указываются данные о полном объеме хранящейся в организации научно технической документации (НТД) и годах ее создания. Порядок заполнения графы 1 зависит от системы учета (регистрации) научно технической документации, принятой в организации. При поточной (валовой) системе регистрации, когда каждый графический или текстовый документ учитывается в инвентарной книге (журнале) под отдельным порядковым номером, в графе 1 по строкам даются суммарные сведения о количестве листов чертежей или томов текстовых документов (отчетов по темам, информационных докладов, регламентов, пояснительных записок, технических описаний), зарегистрированных под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы (лист чертежа, том). Примеры заполнения графы 1: 565 листов или 78 томов, или 448 листов + 30 томов. Неправильные варианты: 250 книг или 250 текста, или 250, 250 графики и т.д.

14 При пообъектной (попроектной, покомплектной) системе регистрации проектно конструкторской и технологической документации в графе 1 по строкам указывается суммарное количество проектов (конструкторских разработок, технологических процессов) или комплектов чертежей, составляющих отдельные части (разделы) проекта (узлы конструкторской разработки, элементы технологического процесса, марки части), зарегистрированных в инвентарной книге под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы. 14 Примеры заполнения графы 1: 600 проектов (разработок) или 600 комплектов. При наличии в организации смешанной системы учета НТД в графе 1 по строкам показываются суммарные сведения по всем существующим системам учета. проектов. Пример заполнения графы 1: 7200 листов комплектов Строка 105, в графе 1 — заполняется только при наличии в организации специальных видов НТД: патентной, метеорологической, геологической Заполнение раздела 2 «Научно техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации» Заполняется в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение, но на момент представления паспорта эти документы продолжают храниться в организации.

15 Строки , в графе 1- показывается количество конструкторских, технологических, проектных разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных экспертно проверочной комиссией. При отсутствии утвержденных перечней делается отметка «отсутствуют», а в строках , в графе 1 ставится прочерк. В пояснительной записке к паспорту следует указать количество томов или листов, которые предполагается передать в Государственное учреждение Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» на постоянное хранение (выделить в общем объеме научно технической документации документы Архивного фонда Российской Федерации). 15 Например: по документам ГП КО «Проектный институт жилищногражданского строительства «Кемеровогорпроект» указываются дела на здания и сооружения, имеющие историко архитектурное или культурное значение. При отнесении документов к Архивному фонду Российской Федерации следует руководствоваться «Основными правилами работы с научно технической документацией в организациях и на предприятиях» М., 2003 г., «Перечнем научно технической документации, подлежащих приему в государственные архивы России», М., 1998 г, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2007г Заполнение раздела 3 «Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)» Заполняется в том случае, если в организации имеются документы на машинных носителях, оформленные в соответствии с ГОСТ «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», а так же функционирующие базы данных.

16 Заполнение раздела 4 «Управленческая документация» Приводятся сведения об исполненных документах постоянного срока хранения. Заполняется аналогично паспорту архива организаций, хранящих управленческую документацию (см. п.п , ) Заполнение раздела 5 «Кадры» Указываются сведения о количестве штатных работников архивов научно-технической (строка 501) и управленческой (строка 502) документации. Заполняется аналогично паспорту архива организаций, хранящих управленческую документацию (см. п ) Заполнение раздел «Условия хранения документов» Следует подчеркнуть те показатели, которые характеризуют помещение, в котором хранятся документы отчитывающейся организации, оборудование этого хранилища и поддерживающийся в нем температурно влажностный режим. Заполняется аналогично паспорту архива организаций, хранящих управленческую документацию (см. п )

17 Список источников, использованных при составлении памятки: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от ФЗ 2. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации / утвержден приказом Росархива 11 от г. 3. Основные правила работы архивов организаций / одобрены решением Коллегии Росархива от г. 4. Методические рекомендации «О методике проведения паспортизации ведомственных архивов организаций-источников формирования» / Удмуртская Республика, 2005 г. 5. Рекомендации по составлению «Сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря 2006 года» / Росархив, 2006 г. 6. Об итогах паспортизации ведомственных архивов и основных ошибках при заполнении приложения 6 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации /Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края. Информационно-методический бюллетень 22. от Сообщение «Паспортизация ведомственных архивов и ведомственное хранение документов в Калужской области» / Калужская область, 2000 г. 8. Сообщение «Паспортизация муниципальных архивов и их источников комплектования» / главный специалист архивного управления Кемеровской области Г.И. Калмыкова. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭМК ГУКО «Государственный архив Кемеровской области» От СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного управления Кемеровской области От

Рекомендации по заполнению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию

1. Введение

1.1. Настоящие рекомендации распространяются на организации, независимо от их форм собственности, которые являются источниками комплектования соответствующего государственного архива: РГАНТД.

1.2. Рекомендация предназначены для работников ведомственных архивов, иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование всех групп документации, образующихся в научно-технических организациях, которым руководством организации поручено заполнять бланк паспорта архива.

1.3. Организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря …… г.

1.4. Паспорт архива организации заполняется в двух экземплярах на открытую документацию и в двух экземплярах на закрытую документацию. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации (реорганизации).

Это интересно:  Выдача молока за вредные условия труда 2019

1.5. Государственные организации включают в паспорт учетные сведения по всем категориям документов, образовавшихся в их деятельности и в деятельности их предшественников.

1.6. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерация, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта:

на документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, созданные до момента приватизации и акционирования и являющиеся государственной или муниципальной собственностью;

на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, являющиеся собственностью негосударственных юридических и физических лиц.

Паспорт на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, заполняется организацией по запросам органов и учреждений Федерального архивного агентства России в том случае, если она заключила договор (соглашение) с государственным или муниципальным архивом о передаче документов на государственное хранение.

2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации

2.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем его углу, в строке «кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, на учете которого находится отчитывающаяся организация. В правом верхнем углу паспорта на уровне адресной части‚ указывается: «документация открытая» или «документация закрытая» в зависимости от характера представляемых сведений.

2.2. В строке «кем представляется» адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму и форму собственности (государственное унитарное предприятие, открытое или закрытое акционерное общество и т.п.). Наименование организационно-правовых форм юридических лиц должно проводиться в строгом соответствии со ст. 50, 66, 97, 107, 113, 116–118, 120, 121 Гражданского кодекса Российской Федерации. Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории (при расположении архивов научно-технической документации, управленческой документации, по личному составу на разных территориях, все они указываются в обязательном порядке).

2.3. В первом разделе паспорта архива «Научно-техническая документация. Общие сведения» отчитывающаяся организация приводит данные о полном объеме хранящейся у нее научно-технической документации (НТД) и годах её создания.

2.4. В графе 1 раздела 1 указывается количество учетных единиц графической и текстовой документации, разработанной самой отчитывающейся организацией, организациями-предшественниками, субподрядчиками (соисполнителями), независимо от того, в каком подразделении хранится документация (технический архив, научно-техническая библиотека, справочно-информационный фонд, проектный кабинет и т.д.).

При определении общего количества учетных единиц учитываются подлинные или копийные (на правах подлинных) экземпляры документов. Копии документов, не имеющие юридического статуса, не учитываются.

Порядок заполнения графы 1 раздела 1 зависит от системы учета (регистрации) научно-технической документации, принятой в организации. При поточной (валовой) системе регистрации, когда каждый графический или текстовой документ учитывается в инвентарной книге (журнале) под отдельным порядковым номером, в графе 1 по строкам 101–104 даются суммарные сведения о количестве листов чертежей или томов текстовых документов (отчетов по темам, информационных обзоров, научных докладов, регламентов, пояснительных записок, технических описаний), зарегистрированных под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы (лист чертежа, том).

Примеры заполнения графы 1:

Неправильные варианты: 2500 книг, 2500 текста, 2500 (без указания учетной единицы), 2500 единиц, 2500 графики.

Примеры заполнения графы 1:

а) 6000 проектов (разработок);

б) 6000 комплектов.

Неправильные варианты: 6000 (без слов проект, разработка, процесс); 6000 графики и текста; 6000 книг.

Пример заполнения графы 1:

При подсчете общего количества проектной, конструкторской, технологической документации в строках 102–104 суммируются данные по всем имеющимся в организации инвентарным книгам, которые могут вестись раздельно на подлинники, дубликаты, микрофильмы на правах подлинников, изделия основного, вспомогательного и одиночного производства.

Строка 105 «прочие виды» заполняется только при наличии в организации специальных видов НТД: патентной, метеорологической, геологической.

Пример заполнения графы 1, строки 105:

а) 500 заявочных комплектов на изобретения.

В строке 106 даются суммарные количественные данные, обобщающие данные строк 101–105.

Примеры заполнения графы 1, строки 106:

б) 500 томов (при наличии только НД);

в) 1000 проектов + 2500 (Комплектов чертежей) + 300 томов (при смешанной проектно-комплектной системе регистрации ПД, КД и ТД).

2.5. Раздел 2 паспорта архива «Научно-техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации» заполняется в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, но на момент представления паспорта эти документы продолжают храниться в организации.

2.6. В графе 1 раздела 2 в строках 202–204 указывается количество конструкторских, технологических, проектных (в области капитального строительства) разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации или РГАНТД или филиала (далее – архивное учреждение) в зависимости от принадлежности источника комплектования. В графе 2 раздела 2 указывается год создания самой ранней из этих разработок. В графе 3 – самой поздней из включенных в указанный перечень.

При отсутствии утвержденных перечней делается отметка «отсутствуют». В строках 201 и 205 в графе 1 раздела 2 делается прочерк.

2.7. В графе 4 раздела 2 указывается количество хранящихся в организации ед. хр., внесенных в утвержденные ЭПК соответствующего архивного учреждения описи. В графах 5 и 6 раздела 2 указывается начальная и конечная дата документов внесенных в описи.

2.8. В графе 7 раздела 2 указывается количество ед.хр., внесенных в утвержденные ЭПК, соответствующего архивного учреждения описи и хранящихся сверх установленного законодательством срока. Предельные сроки хранения документов в организациях-разработчиках следующие: для проектной документации – 25 лет после завершения разработки, для конструкторской – 15 лет, для научно-исследовательской и технологической – 10 лет. Например, если организация представляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2000 года, то проектная документация, разработанная до 1975 г., хранится в организации сверх установленного срока.

2.10. В графе 1 раздела 3 указывается суммарное количество баз данных научно-технического профиля, функционирующих в организации.

2.11. В графе 2 раздела 3 указывается суммарный объем записанной в базах данных информации в мегабайтах (Мбайт).

2.13. В графе 4 раздела 3 указывается суммарный объем информации записанной на машинных носителях и отраженных в графе 3.

2.14. В графах 5 и 6 раздела 3 указываются начальная и конечная даты созданных документов на машинных носителях.

2.15. В разделе 4 «Управленческая документация» приводятся сведения об исполненных документах постоянного срока хранения (приказы руководителя организации по основной деятельности, тематические планы, протоколы заседаний Технического совета, годовые отчеты о деятельности организации и т.п.) и о документах по личном составу долговременного хранения (приказы о приеме и увольнении работников, лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных, личные карточки, послужные списки, невостребованные личные документы), сформированных в дела. Сформированное дело принимается за единицу хранения. Количество ед.хр. в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета.

2.15.1. При заполнении: графы 1, строки 401 раздела 4 количество ед.хр. устанавливается по номенклатуре дел отчитывающейся организации, где указаны сроки их хранения. При отсутствии в организации номенклатуры дел количество ед.хр. указывается после консультации с работниками государственного архива.

В графе 2 раздела 4 указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.

2.15.2. Графы 4, 5, 6 строки 401 раздела 4 заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и на неё составлена опись, которая утверждена ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество ед.хр., внесенных в опись; в графах 5 и 6 указывается начальная и конечная даты документов ед. хр. (дела), внесенных в опись. Начальной датой ед.хр. является дата составления самого раннего документа, а конечной – дата составления самого позднего документа

2.15.3. При заполнении графы 7 строки 401 следует учитывать, что предельный срок хранения управленческой документации организацией составителем установлен законодательством – 15 лет.

Например, если организация представляет учетные сведения по состоянию на 1 декабря 2000 года, то тематические планы, годовые отчеты и другие документы постоянного хранения, составленные до 1985 года, хранятся в организации сверх установленного срока.

2.15.4. В строке 402 графе 1 раздела 4 указывается количество ед. хр. по личному составу (долговременного хранения), созданных за все годы существования организации.

В графе 2 строки 402 раздела 4 указывается год самого раннего из хранящихся в организации документов по личному составу, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.

Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре дел или по типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.

2.15.5. Графы 4, 5, 6 строки 402 заполняются в том случае, если документы по личному составу отчитывающейся организации внесены в описи, согласованные ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество внесенных в опись ед.хр. в графах 5 и 6 – начальная и конечная даты составления самого раннего и самого позднего из документов ед.хр.

2.16. В разделе 5 «Кадры» указываются сведения о количестве работников архивов научно-технической (строка 501) и управленческой (строка 502) документации.

Если в организации отсутствует действующий научно-технический архив, то в строке 501 указывается фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за хранение НТД с пометкой «архива НТД нет».

Если в организации отсутствует действующий архив управленческой документации, то в строке 502 указывается фамилия, имя, отчество одного или нескольких должностных лиц, отвечающих за сохранность управленческих документов с пометкой «УД хранится непосредственно в структурных подразделениях» (в технических помещениях, подвале и т.п.).

2.17. В разделе «Условия хранения документов» следует подчеркнуть те показатели, которые характеризуют помещение, в котором хранятся‚ документы отчитывающейся организации, оборудование этого хранилища и поддерживающийся в нем температурно-влажностный режим. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения отражают характеристики мест реального хранения НТД и УД (рабочих комнат, коридоров, подвалов, технических помещений и т.п.).

2.18. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за хранение документов и его телефон.

2.19. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации; данные о предыдущих передачах документов на государственное хранение (наименование государственного архива, виды, объемы, крайние даты переданных документов и год передачи); указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода (передача документов другим организациям, уничтожение по актам, факты гибели, утраты и т.д.); сообщаются сведения о принятой в организации системе учета документов, наличии научно-справочного аппарата к ним. Пояснительная записка должна иметь подпись соответствующего должностного лица.

Статья написана по материалам сайтов: www.komi-permarchiv.ru, docplayer.ru, rgantd.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий