+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Регламент проверки контрагентов службой безопасности

Предвидеть – значит управлять

Блез Паскаль

Одним из ключевых условий результативности проверки контрагентов является соблюдение принципа периодичности. Суть данного принципа заключается в необходимости проведения мероприятий проверки контрагентов на всех этапах сотрудничества

Содержание

Предварительная проверка контрагентов

Цель данного этапа – не допустить сотрудничества компании с ненадежным, проблемным бизнес-партнером, либо установить определенные условия работы, способные минимизировать правовые, финансовые и прочие риски, связанные с таким сотрудничеством

В ходе предварительной проверки компанией «А» потенциального контрагента –компании «Н» была получена информация о рассмотрении в отношении данной компании в Экономическом суде г. Минска иска о взыскании задолженности по договору поставки в размере 300 млн. рублей. Учитывая указанную информацию, а также факт отсутствия реальных активов у потенциального контрагента, был сделан вывод о возможных финансовых трудностях последнего в случае удовлетворения указанного иска. В связи с чем, руководством компании «А» было принято решение о возможности работы с компанией «Н» только на условиях 100% предоплаты

Профилактический мониторинг

Сам контрагент – точно такая же организация как кредитор, со своей структурой, персоналом, системой работы и соответственно рисками, обусловленными внутренними и внешними факторами. Примерами таковых могут являться: компетентность работников, конъюктура рынка, государственное регулирование, добросовестность партнеров и т.д. Появление подобных факторов может существенно повлиять на финансовую устойчивость контрагента, обусловить повышенный интерес контролирующих органов либо вовсе привести к ликвидации компании.

Пример: В процессе работы с компанией «Р» компанией «О» была получена информация об аннулировании лицензии на осуществление оптовой торговли алкогольными напитками. Данный вид деятельности был профильным для компании «Р» и приносил значительную часть прибыли. На основании полученной информации, учитывая, что работа с компанией «Р» велась на условиях длительной отсрочки платежа, в результате чего имело место крупная сумма дебиторской задолженности, компанией «О» было принято решение об активизации работы по востребованию указанной задолженности. Как показало время, решение было принято верное: через полгода после аннулирования лицензии у компании «Р» возникли серьезные проблемы с платежеспособностью, что привело к большому количеству судебных дел и, как следствие, банкротству.

Информационное обеспечение взыскания задолженности

Зачастую, обладание нужной информацией, значительно ускоряет и облегчает процесс взыскания дебиторской задолженности. Это обусловлено возможностью использования указанной информации в качестве рычага воздействия на Должника и побуждения его к оплате долга.

Пример: В результате неисполнения компанией «З» обязательств по оплате поставленного компанией «В» товара, образовалась просроченная дебиторская задолженность в размере 135 млн. рублей. Неоднократные переговоры, а также отправка претензий в адрес Должника ни к чему не привели. Руководством компании «В» было принято решение о начале судебной процедуры взыскания долга. Однако, в ходе проверки указанного контрагента сотрудниками юридической службы компании «В» была получена информация об участии Должника в процедуре крупной государственной закупки. Сообщение в государственную организацию, проводившую указанную процедуру, о недобросовестном поведении компанией «З» могло бы свести к нулю шансы данной компании на получение госконтракта. О возможности такого сообщения было уведомлено руководство компании «З». В результате чего проблемная задолженность была погашена в недельный срок.

Повышенный риск несет для компании высокую прибыль, но при этом создает возможность существенных убытков. Больше всех рискует тот, кто не рискует вовсе. Однако стоит помнить, что любой риск должен быть обоснован и просчитан. Работа с большим количеством контрагентов неизбежно связана с риском обмана, мошенничества, неплатежа. Чтобы свести к нулю данные риски и минимизировать негативные последствия необходимо осуществлять обязательную проверку контрагентов.

LEGAT.BY – комплексная проверка Ваших контрагентов.

Всю актуальную информацию об интересующих Вас компаниях Вы можете получить осуществив поиск по УНП или наименованию организации.

Проверка контрагента

Проверка контрагента – это широко распространенный термин, который обозначает сбор и анализ информации о любом юридическом лице и/или индивидуальном предпринимателе.

Проверка контрагента позволяет сделать правильные выводы о перспективах сотрудничества.

Понятие проверка контрагента

Проверка контрагента делится на два вида:

изучение контрагента в плане налоговых рисков и,

проверка контрагента на надежность (финансовые, кредитные риски).

Цели проведения проверки контрагента

Целей у проверки контрагента может быть несколько:

1. Проверка контрагента с целью минимизации налоговых рисков;

2. Проверка контрагента с целью минимизации кредитно-финансовых рисков.

Минимизации налоговых рисков

Удостоверившись в благонадежности делового партнера, фирма минимизирует риски предъявления претензий по обоснованности налоговой выгоды в части вычетов по НДС и расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Должная осмотрительность

С целью минимизации налоговых рисков необходимо проявлять так называемую должную осмотрительность.

Суть этого термина заключается в том, что каждый руководитель обязан проверять своих контрагентов.

Чтобы правильно проявлять должную осмотрительность, существует два варианта.

Первый вариант заключается в том, что организация самостоятельно проверяет своих контрагентов.

Но для этого нужно знать все источники информации, а также обладать необходимыми правами и компетенциями.

Второй вариант, заключается в том, что организация проверяет своих контрагентов с помощью специальных онлайн-сервисов, которые позволяют видеть всю необходимую информацию в одном месте.

Проведение проверки контрагента. Алгоритм действий

Итак, для проверки контрагента следует провести специальные мероприятия. Рассмотрим пошагово алгоритм действий Организации по проверке контрагента.

Шаг 1. Документальное оформление процедуры проверки контрагента

Система проверки контрагентов на предприятии должна быть упорядочена. Для этого издают локальный акт, назначают ответственных, а также предусматривают все критерии, подлежащие рассмотрению.

Например, из этой процедуры можно исключить те организации, которые работают на российском рынке уже давно и заслужили надежную репутацию.

Целесообразность проводимых проверок может быть ограничена суммой, а также периодичностью сделок.

Шаг 2. Электронная проверка

Для начала необходимо воспользоваться электронными публичными сервисами на сайте налоговой службы: www.nalog.ru.

На сайте можно проверить правоспособность контрагента по реквизитам ИНН; ОГРН или по названию, то есть проверить, зарегистрирована ли данная организация в ЕГРЮЛ.

В случае ее отсутствия в соответствующем реестре заключать с ней договор нельзя.

Сервис также позволяет узнать, отказался ли руководитель или участник контрагента от управления или участия в такой организации.

Необходимо проверить налоговую задолженность, а также своевременность сдачи отчетности.

Там же можно уточнить, принято ли в отношении контрагента решение о предстоящем исключении в связи с неосуществлением последним деятельности.

Еще одним шагом при определении добросовестности контрагента является получение информации о том, что в отношении потенциального поставщика или покупателя не проводится процедура банкротства.

Такие сведения могут быть получены из Единого федерального реестра, содержащего в себе факты деятельности всех субъектов хозяйствования РФ.

Здесь же может быть найдена и другая весьма полезная информация, которая позволит создать общую картину о контрагенте, например, стоимость его чистых активов.

Шаг 3. Проверка юридического лица по ИНН

Получение сведений с помощью данного способа доступно всем желающим. Проверка контрагента по ИНН осуществляется онлайн.

Для этого используются следующие базы данных:

— реестра плательщиков налога на добавленную стоимость, где можно сверить реквизиты партнера;

— реестра, содержащего аннулированные свидетельства НДС;

— реестра свидетельств единого налога.

Существуют также отдельные специальные сервисы, которые предоставляет налоговая инспекция.

Проверка контрагента на них осуществляется при введении ИНН в соответствующую строку. Результат выдается мгновенно.

Шаг 4. Запрос документов

С целью минимизации налоговых рисков перед заключением сделки налогоплательщику рекомендуется запрашивать документы, подтверждающие правоспособность проверяемого контрагента и возможность выполнить взятые на себя обязательства.

Так, можно порекомендовать компаниям запрашивать следующие документы:

свидетельство о внесении сведений организации в ЕГРЮЛ или ИП в ЕГРИП;

свидетельство о постановке организации или ИП на налоговый учет;

документ о назначении руководителя (решение общего собрания и приказ о назначении);

выписку из ЕГРЮЛ по организации или выписку из ЕГРИП по ИП;

среднесписочную численность сотрудников;

налоговую и бухгалтерскую отчетность;

лицензии (если деятельность подлежит лицензированию);

сведения о транспортных средствах (если заключается договор поставки или перевозки);

сведения о строительной технике (если компания осуществляет подрядные работы).

Все представленные копии документов должны быть заверены надлежащим образом, то есть подписью и печатью (при наличии у ИП) проверяемого контрагента.

Шаг 5. Обоснованность выбора

Кроме этого не следует забывать о вопросах обоснованности выбора именно этого контрагента.

В данном случае надо будет сохранить информацию о контрагенте, полученную из Интернета, например, распечатки скриншотов рекламных объявлений.

Также следует сохранять и коммерческие предложения, прайс-листы и деловую переписку.

Кроме этого, желательно убедиться в том, что контрагент не входит в состав лиц, связь с которыми по данным налогового органа через юридический адрес отсутствует.

Наряду с этим желательно иметь копии паспортов руководителя или лиц, подписывающих первичные документы.

Шаг 6. Запрос в инспекцию

Несмотря на то, что вы можете узнать о наличии или отсутствии налоговой задолженности контрагента через официальный сайт ФНС, желательно сделать запрос в территориальный налоговый орган по месту учета контрагента об исполнении им своих обязательств по уплате налогов.

Это также явится проявлением осмотрительности.

Шаг 7. Выписка из ЕГРЮЛ

ЕГРЮЛ предоставляет сведения о регистрации субъектов хозяйствования.

Если потенциальный партнер ко всем собранным им документам подложит недавно полученную выписку, подтверждающую, что он состоит на государственном учете, то это также явится основанием для того, чтобы считать его благонадежным.

Кроме того, по данному документу могут быть проверены реквизиты контрагента, которые он указывает в договорах.

Подобная выписка может быть как предоставлена самим партнером, так и получена в налоговом органе или на соответствующем ресурсе.

Шаг 8. Проверка счетов в банке

Подобная процедура позволит получить дополнительную информацию в тех случаях, когда проводится проверка контрагента.

Счета в банке не должны быть:

не иметь каких-либо ограничений.

Для того чтобы убедиться в том, что счет не является заблокированным, достаточно зайти на специальный сервис ФНС и ввести ИНН контрагента, а также БИК обслуживающего его банка. Выяснить о наличии каких-либо ограничений по счету удается не всегда. Одни банки подобный сервис уже создали. У других он пока отсутствует.

Шаг 9. Аудиторское заключение

Кроме этого можно получить от контрагента ответ на запрос о привлечении компании или ее руководителя к налоговой ответственности, а также запросить копию аудиторского заключения по бухгалтерской отчетности контрагента за прошлый отчетный год.

Это интересно:  Как вернуть переплату по ндфл

Шаг 10. Прочие способы проверки

Помимо получения информации о потенциальном партнере по всем перечисленным выше вопросам, необходимо убедиться в том, что у него:

не имеется счетов в сомнительных кредитных учреждениях;

существуют все необходимые условия для выполнения договорных обязательств, такие как торговые точки, склады, транспорт и т.д.;

есть возможность выполнить заказ на пробную, небольшого объема партию товара. Кроме всего прочего, понадобится узнать, действителен на момент подписания договора паспорт руководителя.

Для этого необходимо посетить сервис Федеральной миграционной службы РФ.

В случае соблюдения указанных рекомендаций риски признания налоговой выгоды необоснованной сокращаются.

Все источники информации для проверки контрагентов собраны в статье Как проверить фирму-контрагента: все бесплатные источники информации».

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Как составить регламент проверки контрагентов

Статьи по теме

Вы узнаете:

  • Для чего необходим регламент проверки контрагентов.
  • Как эту процедуру трактует законодательство.
  • Как правильно составить регламент или положение о проверке контрагентов.
  • Как использовать регламент проверки контрагентов.

Чтобы успешно пройти любую проверку, необходимо правильно составить регламент проверки контрагентов. В этом материале подробно разберем все, что касается этого вопроса.

Положение о проверке контрагентов

В Российском законодательстве нет статьи, регулирующей или обязывающей предпринимателей проверять контрагентов перед непосредственным заключением сделки. Поэтому какой-либо ответственности за отказ от проведения подобного мероприятия не предусмотрено. Но, заключая договор с новым или сомнительным контрагентом, стоит помнить о 3 моментах:

  • Появление дебиторской задолженности.
  • Риски, связанные с признанием сделки недействительной со стороны налоговых органов.
  • Ухудшение репутации, в случае возбуждения уголовного дела, если партнер окажется фирмой-однодневкой.

Формально законодательство никакими нормативно-правовыми актами не указывает на необходимость проверки юридических лиц и предпринимателей, но ответственности за результат таких рискованных сделок не снимает. Всю информацию по данной теме можно получить из 2 источников:

  • Письмо ФНС за номером № ЕД-4-2/13005@ от 24 июля 2017 «О рассмотрении обращения».
  • Статья 173.1 и 173.2 Уголовного кодекса Российской Федерации.

В письме Федеральная налоговая служба разъясняет о потере выгоды предпринимателя, который не сумел проявить «должной осмотрительности и осторожности», а статьи регулируют ответственность за деятельность фирм-однодневок.

Если налоговая проверка выявит и докажет, что одна из сторон договора – фирма-однодневка, то все расходы по совершенной сделке, а также НДС к вычету по приобретенным товарам и услугам, налоговики признают недействительными.

Во избежание рисков и проблем, связанных с налоговыми проверками и уголовной ответственностью, необходимо составлять нормативно-правовые акты, устанавливающие процедуру проведения подобных проверок. Таким актом является внутреннее положение или регламент проверки контрагентов.

Регламент проверки контрагентов – это документ, который четко описывает методику проведения проверки будущих бизнес-партнеров. При составлении стоит ориентироваться на степень риска сделок:

Такая градация поможет сэкономить время на проведение проверки, а также позволит избежать лишней работы с документацией.

За образец можно взять пример, который мы привели ниже. Нет четких цифр, определяющих границы групп. Каждая компания сама устанавливает рамки.

Такой подход оптимизирует мероприятия по проверке ЮЛ или ИП. Порядок отнесения контрагентов в ту или иную группу можно определить в том же регламенте или приложении к нему. Также при проверке необходимо учитывать и известность клиентов. Для таких как, например, Ростелеком или МТС пакет документов и надобность в проверке может отсутствовать совсем.

Бдительность стоит проявлять и при продлении уже заключенных договоров. Возможно, что произошли изменения в работе контрагента, которые он предпочел скрыть. Всегда имеет смысл перед новой сделкой оформлять отдельный приказ о проверке контрагентов с подписью руководителя.

Проверьте своего контрагента
с помощью сервиса «Проверка контрагентов» ↓

Составляющие регламента проверки контрагентов

На каждом предприятии самостоятельно разрабатывается положение о проверке контрагентов, которое утверждается руководителем организации.

Ниже подробно рассмотрим основные пункты, на которые стоит ориентироваться при составлении этого документа.

Правильная постановка цели проверки контрагента – залог успеха. Данный пункт станет еще одним плюсом для предпринимателя, если судебных разбирательств и споров по сделке избежать не удастся.

Назначение ответственных лиц, порядок и принципы их взаимодействия

Особенно, если речь идет о крупных предприятиях, где каждое подразделение выполняет свою определенную функцию. Любая собранная информация в итоге должна анализироваться. Исходя из этого, делаются выводы и подводятся итоги. Как правило, ответственными лицами назначаются менеджеры или бухгалтеры.

Реальные сроки проведения мероприятия

Сроки зависят от рисков доначисления по сделке. Чем они выше, тем больше потребуется собрать и проверить информации, потратить больше времени.

Указать источники сбора информации

Такими источниками могут послужить:

  • Стандартный пакет документов от контрагента, необходимых для составления договора:
  1. заверенные копии свидетельств о постановке лица на учет в налоговом органе;
  2. все страницы устава (также заверенные копии);
  3. приказ на директора (стоит помнить, что данный документ составляется сроком на 5 лет);
  4. документ, подтверждающий личность руководителя или уполномоченного представителя компании;
  5. свежая выписка из реестра (ЕГРЮЛ и ЕГРИП) с полной информацией об исследуемом предприятии и указанием ОКВЭД;
  6. в случае, когда деятельность лица подлежит сертификации или лицензированию – копию такого документа.
  • Последняя бухгалтерская отчетность, информация о численности предприятия. Контрагент не имеет права не предоставлять баланс и отчет о финансовых результатах, так как эти документы являются публичными – органы статистики по запросу бесплатно предоставят всю необходимую информацию.
  • Запрос в ФНС. Налоговые службы по запросу предоставляют необходимую информацию. Нужно получить выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, узнать, не запущена ли процедура банкротства, реорганизации или ликвидации предприятия, а также выявить правонарушения руководителя. Есть ли налоговая задолженность, недоимки, пени и штрафы, можно проверить на сайте налоговой службы. 1 октября и 1 декабря происходит обновление этих данных.
  • Сайт ФССП позволит осуществить проверку участия фирмы в судебных разбирательствах.
  • При проведении тщательных проверок по сделкам со средним и высоким риском следует обратиться к сервисам проверок, список которых опубликован ниже.

Вопрос: Можно ли все затраты, связанные с проверкой юридических лиц и предпринимателей, поставить на расходы организации?

Ответ: Да, квитанции об оплате пошлины для получения выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также любые другие документально подтвержденные затраты, учитываются при расчете налога на прибыль. Даже если ни с одним из этих лиц договор так и не был заключен.

Еще одним источником информации по контрагенту служит интернет. Отзывы о компании, состояние сайта, «черные списки» работодателей или поставщиков могут послужить еще одним методом подтверждения благонадежности партнера. Однако доверять на 100 % таким источникам не стоит, так как и положительные, и негативные отзывы могут оказаться заказными. Поэтому придерживаться стоит основного списка источников информации, а также любых других документов, не нарушающих коммерческую, государственную или налоговую тайну.

Готовясь к сделке с новым контрагентом, необходимо проверить его на наличие необходимых ресурсов – квалифицированный персонал, опыт предприятия и материально-техническую базу. Для этого можно запросить расписку о наличии всех необходимых ресурсов для исполнения будущей сделки.

Проверяя контрагентов, не стоит игнорировать и деловые переговоры, поездки на предприятие для подтверждения действительности адреса, а также знакомства с персоналом и материально-техническим оснащением компании.

Порядок обобщения и оформления информации

Этот пункт расписывает, как и в каком виде необходимо предоставить информацию.

Порядок и сроки хранения собранной информации

Все копии документов, а также составленный на их основании отчет, необходимо хранить на предприятии в течение 3-10 лет. 3 года – это срок исковой давности, именно он указывается минимальным сроком хранения. В этом же пункте требуется указать и способ хранения такого досье: бумажный или электронный носитель.

Как распознать в контрагенте мошенника

Сегодня непорядочные клиенты пользуются слабым положением поставщиков, а злоумышленники-продавцы не упускают возможности продавать, ссылаясь на кризис, кота в мешке – якобы по низкой цене.

Узнайте, как распознать контрагента-мошенника и предотвратить нежелательные последствия такой сделки, из статьи электронного журнала «Генеральный Директор».

Образец регламента о проверке документов контрагентов

Подготовленный пакет документов поможет при налоговой проверке, но не стоит думать, что чем больше документов – тем лучше. ФНС будет проверять подлинность сделки, для чего может привлекать свидетелей и запрашивать все необходимые документы, способные указать на фиктивность заключенного договора.

Для наглядности ниже представлен примерный регламент проверки контрагентов.

Как использовать регламент проверки контрагентов

Регламент проверки контрагентов – это документ, который позволяет создать алгоритм для проверки контрагентов и в последующем принять верное решение по совершаемой сделке. Станет ли проверяемое лицо вашим бизнес-партнером и стоит ли директору ставить подпись на таком договоре?

Руководствуясь пунктами регламента, лицо, ответственное за проверку контрагента, обобщает всю информацию и фиксирует в специальном отчете или заключении, где указывается степень благонадежности партнера.

Совет: Хотите повысить мотивацию сотрудника на тщательную проверку? Включите в регламент меры поощрения работников за выявление неблагонадежного клиента или поставщика.

Собранное по проверяемому контрагенту досье пригодится и при налоговой проверке. Объем подготовленных документов, подтверждение надежности партнеров, анализ финансовой отчетности смогут помочь при возмещении НДС.

Вывод

Несмотря на отсутствие четкого контроля со стороны государственных органов относительно темы проверки контрагентов, к этой процедуре необходимо подходить ответственно. Она позволяет минимизировать риски компании, а так же избежать проблем с законодательством в случае, если проверяемое лицо окажется неблагонадежным. Проявив бдительность и потратив время на тщательный анализ и сбор данных, можно быть уверенным в успехе от заключаемой сделки.

Заключайте договор только после тщательной проверки контрагентов!

Инструкция, как составить регламент проверки контрагентов

«Российский налоговый курьер», 2012, N 1-2

С 19 декабря 2011 г. введена уголовная ответственность за создание фирм-«однодневок». То есть борьба государства с ними переходит на новый уровень. В связи с этим еще актуальнее стал вопрос о том, как компаниям проверять контрагентов. Многие эксперты рекомендуют разработать собственный регламент.

Каждая организация, исходя из специфики деятельности и количества поставщиков и исполнителей, самостоятельно решает, будет она разрабатывать документ, регламентирующий порядок проверки контрагентов, или нет. Он необходим, если по разным партнерам или видам совершаемых сделок компания собирает разный набор сведений.

Чтобы оптимизировать проверочные мероприятия, все виды заключаемых сделок рекомендуем разделить на три категории: сделки с высокой, средней или низкой степенью риска. Порядок отнесения сделки к одной из указанных категорий можно закрепить в том же регламенте проверки контрагентов или утвердить отдельным документом .

Подробнее о возможном ранжировании сделок в зависимости от степени риска читайте в статье «Как проверить, что новый контрагент не однодневка, и убедить в этом инспектора» // РНК, 2011, N 20, с. 64.

За создание фирм-«однодневок» теперь установлена уголовная ответственность

С 19 декабря 2011 г. Уголовный кодекс дополнен ст. ст. 173.1 и 173.2, предусматривающими уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок» и за незаконное использование для этого персональных данных физических лиц и документов, удостоверяющих личность. Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 N 419-ФЗ.

Это интересно:  Лимит начисления страховых взносов 2019

Итак, образование, создание или реорганизация юридического лица через подставных лиц наказывается (ч. 1 ст. 173.1 УК РФ):

  • штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года;
  • принудительными работами на срок до трех лет;
  • лишением свободы на тот же срок.

Причем под подставными лицами понимаются учредители, участники или руководители юридического лица, которые были введены в заблуждение для того, чтобы образовать, создать или реорганизовать это юрлицо.

За те же деяния, совершенные с использованием служебного положения либо группой лиц по предварительному сговору, предусмотрены (ч. 2 ст. 173.1 УК РФ):

  • штраф в размере от 300 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет;
  • обязательные работы на срок от 180 до 240 часов;
  • лишение свободы на срок до пяти лет.

Уголовная ответственность установлена также для граждан, которые предоставили документ, удостоверяющий личность, или выдали доверенность для образования, создания или реорганизации юридического лица в целях совершения одного или нескольких преступлений, связанных с финансовыми операциями либо сделками с денежными средствами или иным имуществом. Указанные граждане наказываются (ч. 1 ст. 173.2 УК РФ):

  • штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года;
  • обязательными работами на срок от 180 до 240 часов;
  • исправительными работами на срок до двух лет.

В свою очередь, приобретение документа, удостоверяющего личность, или использование персональных данных, полученных незаконным путем, для образования, создания или реорганизации юридического лица в целях совершения одного или нескольких из указанных выше преступлений влечет уголовную ответственность в виде (ч. 2 ст. 173.2 УК РФ):

  • штрафа в размере от 300 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет;
  • принудительных работ на срок до трех лет;
  • лишения свободы на тот же срок.

Под приобретением документа, удостоверяющего личность, понимается его получение за плату или на безвозмездной основе, присвоение найденного или похищенного документа, а также завладение им путем обмана или злоупотребления доверием.

Возможно, введение уголовной ответственности заставит фирмы-«однодневки» более тщательно камуфлироваться под обычные компании. Распознать их еще на стадии заключения договора поможет тщательная проверка контрагентов.

Примечание. Если налоговики заподозрят, что поставщик или исполнитель является фирмой-«однодневкой», они исключат расходы по сделкам с ним и откажут в вычете НДС по приобретенным у него товарам, работам или услугам.

Что следует включить в регламент проверки контрагентов

Перечень сведений, собираемых о контрагенте. Прежде всего в регламенте проверки контрагентов необходимо максимально подробно изложить, какие документы и какой набор сведений следует собирать по каждой группе сделок или контрагентов. Нужно также конкретизировать, какая информация о контрагенте должна быть собрана до заключения с ним договора и какие данные будут контролироваться во время исполнения договора.

Примечание. С особо пристальным вниманием налоговики относятся к договорам на оказание консультационных, информационных, маркетинговых и юридических услуг, выполнение ремонтных и субподрядных работ.

Образец регламента проверки контрагентов

Регламент проверки контрагентов

I. Общие положения

  1. Настоящий регламент проверки контрагентов (далее — регламент) является неотъемлемой частью Положения о договорной работе, действующего в ООО «Компания». Цель разработки регламента — установить четкий порядок проверки контрагентов, выполнение которого позволит снизить хозяйственные, налоговые и иные риски при заключении и исполнении договоров.
  2. Регламент применяется начиная с 1 января 2012 г.
  3. Положения регламента обязательны для всех работников ООО «Компания», занимающихся заключением и исполнением договоров с контрагентами, а также для работников, ответственных за проверку контрагентов.
  4. Проверке в соответствии с регламентом подлежат все поставщики любой продукции и товаров, исполнители, подрядчики и субподрядчики, арендодатели, лизингодатели и иные контрагенты, отгружающие в адрес ООО «Компания» товарно-материальные ценности, выполняющие работы или оказывающие услуги. Обязательной проверке подлежат как новые, так и постоянные контрагенты.

В случае необходимости проверка может быть проведена в отношении покупателей, заказчиков, арендаторов, лизингополучателей и иных лиц.

  1. Проверку контрагентов проводит служба безопасности ООО «Компания» совместно с юридическим отделом и бухгалтерией (в пределах компетенции каждого из указанных подразделений).

Отделы снабжения и продаж обязаны оказывать максимально возможное содействие указанным подразделениям в получении необходимых документов и сведений о контрагентах. При этом требования сотрудников службы безопасности, юридического отдела и бухгалтерии, проводящих проверку контрагента, являются обязательными для всех работников ООО «Компания».

II. Категории сделок, заключаемых с контрагентами

  1. Глубина проверки контрагента, то есть количество собираемых по нему сведений и документов, зависит от категории, к которой относится заключаемая с ним сделка.
  2. В зависимости от степени возможных рисков все сделки с контрагентами подразделяются на три категории:
  • высокорисковые;
  • среднерисковые;
  • низкорисковые.

7.1. К высокорисковым сделкам относятся:

  • договоры поставки или купли-продажи на сумму свыше 1 млн руб., в том числе договоры, заключенные через посредников;
  • договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн руб. (за исключением договоров перевозки, договоров на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг и договоров на проведение ремонтных работ);
  • договоры перевозки на сумму свыше 300 000 руб.;
  • договоры на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500 000 руб.;
  • договоры на проведение ремонтных работ на сумму свыше 100 000 руб.;
  • любые договоры независимо от их предмета и суммы, расчеты по которым производятся векселем или через третьих лиц;
  • любые договоры независимо от их предмета и суммы, в которых предусмотрены нетипичные условия, отличающиеся от существующих обычаев делового оборота, в частности предоставление отсрочки платежа на длительный срок, отгрузка крупных партий товаров без предоплаты, применение штрафных санкций, не сопоставимых с последствиями нарушения условий договоров.

7.2. К низкорисковым сделкам относятся договоры, заключенные непосредственно:

  • с общеизвестными российскими и иностранными компаниями;
  • градообразующими предприятиями;
  • государственными и муниципальными унитарными предприятиями (ФГУП и МУП), государственными и муниципальными учреждениями.

Если сделка с контрагентом, указанным в настоящем пункте, совершена через посредника — комиссионера, поверенного, дилера, дистрибьютора и т.п., она не является низкорисковой. Категория, к которой относится такая сделка, определяется в зависимости от ее предмета и суммы.

7.3. К среднерисковым сделкам относятся все остальные сделки, которые не соответствуют признакам высоко- и низкорисковых.

  1. Категория сделки в зависимости от степени риска присваивается сотрудником службы безопасности ООО «Компания» при получении на согласование договора или проекта договора, который планируется заключить с контрагентом.

Категория сделки заносится в лист согласования договора и в отчет о проверке контрагента.

III. Порядок проверки контрагента до заключения с ним сделки

  1. В зависимости от категории, к которой отнесена сделка с контрагентом, сотрудник службы безопасности на стадии согласования договора обязан собрать по нему определенные сведения и провести следующие проверочные мероприятия.

Вся информация, полученная из Интернета, должна быть сохранена как скриншот (снимок экрана), распечатана и заверена подписью сотрудника службы безопасности, проводившего проверку контрагента.

Название файла, содержащего скриншот, должно состоять из наименования компании или Ф.И.О. предпринимателя, по которым он получен, вида информации (например, лицензия, дисквалификация) и даты ее получения в формате дд.мм.гг.

Все сведения, полученные о контрагенте, сотрудник службы безопасности обязан отражать в соответствующих пунктах отчета о проверке контрагента.

  1. По низкорисковым сделкам сотрудник службы безопасности обязан проверить соответствие сведений, представленных контрагентом, сведениям о нем, имеющимся на сайтах самого контрагента и ФНС России (www.nalog.ru) в разделе «Проверь себя и контрагента».

Если выявлены какие-либо расхождения, сотрудник службы безопасности должен запросить у контрагента пояснения и подтверждающие документы. Такой запрос направляется контрагенту через менеджера, сопровождающего данную сделку.

  1. По среднерисковым сделкам сотрудник службы безопасности обязан:

11.1. Провести все проверочные мероприятия, предусмотренные в п. 10 для низкорисковых сделок.

11.2. Получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о контрагенте через базу данных «Контрагент» (www.k-agent.ru) или иной интернет-ресурс, предоставляющий такие сведения. Выписку необходимо сохранить в корпоративной почте службы безопасности в почтовом ящике egrul@postavschik5017.ru.

11.3. Проверить соответствие сведений в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП сведениям, представленным контрагентом, и сведениям о нем, имеющимся на сайте ФНС России. В случае выявления расхождений запросить у контрагента пояснения и копии учредительных документов (через менеджера, сопровождающего сделку).

11.4. Проверить, указан ли в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП код по ОКВЭД, соответствующий тому виду деятельности, который контрагент обязуется осуществлять по условиям договора.

11.5. Запросить у начальника или заместителя начальника юридического отдела ООО «Компания» информацию о том, необходима ли контрагенту для выполнения обязательств по заключаемому с ним договору лицензия, какое-либо специальное разрешение или членство в СРО.

Если лицензия, разрешение или членство в СРО необходимы, юридический отдел должен самостоятельно проверить на сайте лицензирующего органа или СРО их наличие у контрагента. Результаты поиска фиксируются скриншотами и пересылаются сотруднику службы безопасности, проводящему проверку контрагента. Этот сотрудник обязан сделать соответствующую отметку в отчете о проверке контрагента.

  1. По высокорисковым сделкам сотрудник службы безопасности обязан:

12.1. Провести проверочные мероприятия и собрать все сведения и документы, предусмотренные в п. 11 для среднерисковых сделок.

12.2. Проверить на сайте ФНС России, не числится ли контрагент в следующих базах данных, имеющихся в разделе «Проверь себя и контрагента»:

  • сообщения юридических лиц о ликвидации и реорганизации, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации»;
  • сведения о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации»;
  • адреса, по которым зарегистрировано несколько юридических лиц;
  • перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.

Если контрагент обнаружен в какой-либо из указанных баз данных, у него необходимо запросить пояснения и дополнительные документы (через менеджера, сопровождающего сделку).

12.3. Проанализировать информацию о контрагенте, имеющуюся в Интернете. В частности, необходимо проверить, есть ли у контрагента собственный сайт, размещает ли он информацию о себе по заявленным видам деятельности на специализированных интернет-площадках.

12.4. Получить от контрагента (через менеджера, сопровождающего сделку) копию паспорта его руководителя, а если договор или другие документы будет подписывать по доверенности другое лицо — копию и его паспорта.

12.5. Запросить у начальника или заместителя начальника юридического отдела ООО «Компания» сведения об участии контрагента в судебных спорах.

Найденные судебные акты сотрудник юридического отдела обязан сохранить в электронном виде, распечатать, кратко указать суть спора и направить распечатанные документы в службу безопасности. Отдельно необходимо выделить судебные дела, в которых контрагент фигурировал как фирма-«однодневка» либо обвинялся в связях с такими фирмами.

  1. Если по результатам проверки контрагента у сотрудника службы безопасности возникли сомнения в его благонадежности, он обязан запросить у контрагента (через менеджера, сопровождающего сделку):
  • бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату;
  • копии деклараций по НДС и налогу на прибыль за последний отчетный период (с отметкой налоговой инспекции о принятии);
  • другие необходимые сведения.
Это интересно:  Завтра сокращенный рабочий день

Полученные бухгалтерская отчетность и налоговые декларации передаются главному бухгалтеру ООО «Компания» или его заместителю, которые должны проанализировать их показатели и дать свое заключение о состоянии финансово-хозяйственной деятельности контрагента.

  1. По завершении проверочных мероприятий сотрудник службы безопасности должен незамедлительно передать собранные сведения и документы начальнику службы безопасности, который в тот же день обязан принять решение о возможности заключения договора с контрагентом.

IV. Сроки проведения проверки

  1. Проверка контрагента должна быть проведена и по ее результатам начальник службы безопасности обязан вынести свое заключение:
  • по низкорисковой сделке — в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения службой безопасности договора на согласование;
  • среднерисковой сделке — в течение двух рабочих дней, следующих за днем получения службой безопасности договора на согласование;
  • высокорисковой сделке — в течение пяти рабочих дней, следующих за днем получения службой безопасности договора на согласование.
  1. Сроки, указанные в п. 15 Регламента, могут быть продлены лишь в исключительных случаях по решению генерального директора ООО «Компания» или его заместителя.

V. Порядок действий после проведения проверки

  1. Без проверки контрагента заключение договора с ним, проведение расчетов, подписание каких-либо документов, передача или получение товарно-материальных ценностей и имущества запрещены.
  2. Договор с контрагентом может быть заключен только при наличии на то письменного разрешения начальника службы безопасности. Такое разрешение фиксируется в отчете о проверке контрагента. Дача устного разрешения не допускается.
  3. Если по итогам проверки контрагент признан неблагонадежным, для продолжения переговоров с ним необходимо получить разрешение генерального директора ООО «Компания» или его заместителя.
  4. Если по итогам проверки контрагент признан сомнительным, менеджер, сопровождающий сделку, вправе запросить у него дополнительные документы и сведения и представить их в службу безопасности ООО «Компания» для проведения повторной проверки. Перечень запрашиваемых сведений необходимо согласовать с начальником службы безопасности или его заместителем.

VI. Порядок проверки контрагента во время исполнения сделки

  1. Проверку контрагентов на стадии исполнения договоров проводит бухгалтерия ООО «Компания» на основании документов, представленных менеджером, сопровождающим сделку, — счетов на оплату, счетов-фактур, накладных, актов выполненных работ или оказанных услуг, отчетов исполнителя и др.
  2. По любым сделкам независимо от уровня их рискованности сотрудник бухгалтерии обязан сверить сведения о контрагенте в представленных документах со сведениями, размещенными на сайтах ФНС России, лицензирующих органов или СРО, по состоянию на момент поставки товаров, подписания акта выполненных работ или оказанных услуг.
  3. По средне- и высокорисковым сделкам следует также сопоставить сведения, указанные в счете-фактуре, — ИНН, наименование и адрес продавца — со сведениями на сайте ФНС России и в выписке из ЕГРЮЛ.

Кроме того, по указанным сделкам сотрудник бухгалтерии должен сопоставить Ф.И.О. руководителя контрагента в счете-фактуре и выписке из ЕГРЮЛ.

  1. В случае выявления каких-либо расхождений сотрудник бухгалтерии обязан незамедлительно уведомить менеджера, сопровождающего сделку, и службу безопасности ООО «Компания».

До выяснения причин несоответствия исполнение договора с таким контрагентом временно приостанавливается. Оно возобновляется только после устранения расхождений или представления контрагентом документов, подтверждающих изменение его реквизитов.

VII. Порядок и сроки хранения сведений о контрагенте

  1. Отчеты о проверке контрагента и все документы и сведения, собранные в ходе проведения проверки, хранятся в ООО «Компания» не менее 4 (четырех) лет по истечении срока действия договора.

В течение такого же срока хранятся документы и сведения, полученные в электронном виде, а также переписка с контрагентами по электронной почте, включая переписку до заключения договора и в период его действия.

Ответственный за сохранность — начальник службы безопасности ООО «Компания».

  1. Если по контрагенту была получена выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и с контрагентом впоследствии был заключен договор, распечатка этой выписки прикладывается к договору.

VIII. Меры поощрения и ответственность работников

  1. Сотруднику, выявившему неблагонадежного контрагента (фирму-«однодневку»), заключение договора с которым могло повлечь существенные риски для ООО «Компания», выплачивается премия в размере 2% от его должностного оклада. Премия начисляется в месяце обнаружения неблагонадежного контрагента.

Премирование не распространяется на сотрудников службы безопасности, в должностные обязанности которых входит проверка контрагентов.

  1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение требований регламента работники ООО «Компания» привлекаются к дисциплинарной ответственности:
  • за однократное нарушение — выговор и лишение премии за месяц (депремирование);
  • за повторное в течение трех месяцев нарушение — увольнение на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Приложение: лист ознакомления сотрудников ООО «Компания» с содержанием регламента.

Ответственные лица. В регламенте следует определить, кто конкретно занимается проверкой контрагентов. Можно указать Ф.И.О. или должность ответственного лица, например менеджер по поиску клиентов, либо закрепить эту обязанность за соответствующим подразделением — службой безопасности, юридическим отделом или бухгалтерией.

Как правило, всю работу, связанную с проверкой контрагента, можно условно поделить на следующие этапы:

  • сбор необходимых документов и сведений о контрагенте (в зависимости от степени рискованности заключаемой с ним сделки);
  • анализ и сопоставление собранных сведений;
  • запрос или самостоятельное получение дополнительных данных о контрагенте (в случае выявления несоответствия в имеющихся сведениях);
  • оценка возможных рисков: правовых, налоговых, хозяйственных и др.;
  • принятие решения о возможности заключения договора с контрагентом.

В зависимости от организационной структуры компании выполнение каждого из перечисленных этапов проверки может быть поручено разным сотрудникам или подразделениям. Полномочия и круг обязанностей каждого из участников проверочных мероприятий необходимо отразить в регламенте.

Сроки проверки контрагента. В большинстве случаев для качественного проведения проверочных мероприятий требуется определенное время. Нередко сотрудники отделов снабжения и сбыта настаивают на необходимости заключения договора с контрагентом, не дожидаясь результатов проверки.

Чтобы не возникало подобных внутрифирменных конфликтов, а затем и налоговых последствий, в регламенте проверки целесообразно установить сроки ее проведения. При этом необходимо исходить из того, что длительность проверочных процедур напрямую зависит от объема запрашиваемой информации, то есть от степени риска планируемой сделки. Чем выше риск доначислений налогов по сделке, тем больше информации о контрагенте необходимо запросить, получить и проанализировать. Значит, тем больше времени потребуется на проверку контрагента.

Примечание. Проверять сведения о контрагенте необходимо не только до заключения с ним договора, но и во время исполнения этого договора.

Оформление результатов проверки. По завершении проверочных мероприятий сотрудник компании или коллегиальный орган, которому предоставлены такие полномочия, принимает решение о том, можно или нет заключить договор с контрагентом. Порядок оформления этого решения следует закрепить в регламенте проверки.

Образец отчета о проверке контрагента Отчет о проверке контрагента

Хранение собранных данных. Поскольку проведение проверки контрагента заключается в сборе и анализе сведений о нем, эти сведения необходимо хранить не менее трех лет по истечении срока действия договора, то есть в течение общего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). Причем речь идет как о документах на бумажном носителе, так и о различных данных в электронном виде. Например, это могут быть выписки из ЕГРЮЛ, переписка с представителями контрагента по электронной почте, скриншоты (снимки экрана) интернет-страниц, содержащих информацию о контрагенте.

Вместе с тем рекомендуем хранить указанные сведения не три, а как минимум четыре года. Дело в том, что проверка контрагента необходима прежде всего для минимизации налоговых рисков, то есть в целях налогообложения. А документы налогового учета и другие документы, связанные с исчислением, удержанием и уплатой налогов, налогоплательщики обязаны хранить в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Примечание. Документы по проверке контрагента необходимо хранить не менее четырех лет с момента окончания налогового периода, в котором были учтены расходы по сделке с этим контрагентом или предъявленный им НДС принят к вычету.

Помимо срока хранения отчета о проверке контрагента, собранных о нем документов и сведений, в регламенте необходимо также закрепить место и порядок их хранения и назначить лицо, ответственное за их сохранность.

Меры поощрения. Компания вправе включить в регламент проверки условие о том, что сотруднику, выявившему неблагонадежного контрагента, выплачивается разовая премия (ст. 191 ТК РФ). Она может предусмотреть и другие способы и основания для поощрения работников, отличившихся при проверке контрагентов и оценке возможных налоговых рисков.

Ответственность сотрудников. В регламенте проверки целесообразно также установить ответственность сотрудников за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований этого документа. Прежде всего речь идет о применении к ним мер дисциплинарной и материальной ответственности. Напомним, что за недобросовестное исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности, то есть сделать ему замечание, вынести выговор или даже уволить (ст. 192 ТК РФ).

Если из-за нарушения требований регламента работодателю был причинен ущерб, виновный работник привлекается к материальной ответственности (ст. 238 ТК РФ). Чаще всего с такого сотрудника можно взыскать лишь часть прямого действительного ущерба, которая не превышает его среднего заработка за месяц (ст. 241 ТК РФ). Получить с работника всю сумму ущерба можно, лишь если он был причинен (ст. 243 ТК РФ):

  • умышленно;
  • в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
  • в результате совершения сотрудником преступления или административного правонарушения;
  • не при исполнении работником трудовых обязанностей;
  • в результате разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную).

Отметим, что не полученные работодателем доходы, то есть упущенную выгоду, с сотрудника взыскать нельзя (ч. 1 ст. 238 ТК РФ).

Расходы на проверку контрагентов можно признать в налоговом учете

Плату за предоставление выписок из ЕГРЮЛ или ЕГРИП по имеющимся и потенциальным контрагентам, а также иные подобные документально подтвержденные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Такие услуги относятся к информационным. Значит, расходы на их оплату уменьшают налогооблагаемую прибыль на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Примечание. Расходы на получение выписок из ЕГРЮЛ и ЕГРИП по контрагентам, с которыми планировали, но так и не заключили договор, можно учесть при расчете налога на прибыль.

Примеров из арбитражной практики по данному вопросу найти не удалось. Однако возможность учета указанных расходов косвенно подтверждают и налоговики (Письмо УФНС России по г. Москве от 31.10.2007 N 20-12/104579).

Статья написана по материалам сайтов: www.audit-it.ru, www.gd.ru, wiseeconomist.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector