+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Срок хранения лицевых счетов по заработной плате

Дата размещения статьи: 25.11.2015

На официальном сайте Росархива (http://archives.ru) в сентябре была размещена Информация «Ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций». В частности, было разъяснено, какие документы относятся к Архивному фонду РФ, что необходимо делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают сроки ведомственного хранения, что делать с документами по личному составу уволенных работников, чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации, надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения. В статье мы представили ответы Росархива на актуальные вопросы организаций, а также привели информацию о сроках хранения отдельных видов бухгалтерских документов по учету труда и заработной платы.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 125-ФЗ).

На основании ч. 1 ст. 17 данного Закона организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Сроки хранения отдельных видов документов

Приведем в таблице сроки хранения отдельных видов документов с учетом специфики нашего журнала.

Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации, доклады) по личному составу, касающиеся:

а) приема, перемещения, совмещения, перевода, увольнения работников;

б) проведения аттестации, повышения квалификации, присвоения званий (чинов);

в) изменения фамилии;

г) поощрений, награждений;

д) оплаты труда, премирования, осуществления различных выплат;

е) предоставления всех видов отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы);

ж) дежурств по профилю основной деятельности;

з) длительных внутрироссийских и зарубежных командировок, командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

Пункт 19 Перечня

Приказы, распоряжения, документы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках

Пункт 19 Перечня

Кассовые, банковские документы, авансовые отчеты, табели

5 лет (при условии завершения проверки или ревизии и отсутствия споров и разногласий)

Часть 1 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ , п. 362 Перечня

Лицевые счета работников

Пункт 413 Перечня

Пункт 416 Перечня

Договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально ответственного лица

Пункт 457 Перечня

Личные карточки работников

Пункт 658 Перечня

Графики предоставления отпусков

Пункт 693 Перечня

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет)

Пункт 396 Перечня

Реестры сведений о доходах физических лиц

Пункт 397 Перечня

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, осуществлении удержаний из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий

Пункт 364 Перечня

Пункт 685 Перечня

а) членов руководящих и исполнительных органов организации;

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий;

в) лиц, награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;

д) лиц, прошедших аттестацию;

е) лиц, подлежащих воинскому учету;

ж) кандидатов на выдвижение по должности;

До замены новыми документами

з) работников, получающих персональные ставки, оклады;

и) работников, обучающихся без отрыва от производства;

к) работников, ушедших на пенсию;

л) лиц, выезжающих за границу

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

Пункт 686 Перечня

Переписка об оформлении командировок, переписка о получении заграничных паспортов работниками организации, переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз

Переписка по воинскому учету работников

Пункт 690 Перечня

Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе, журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

Пункт 694 Перечня

Книги, журналы, карточки учета:

Пункт 695 Перечня

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;

в) выдачи (движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

е) лиц, подлежащих воинскому учету;

3 года (после увольнения)

з) работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих в организацию, в которую они командированы;

5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет)

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;

к) выдачи командировочных удостоверений;

л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий, документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к ним

15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

Пункт 696 Перечня

Аттестационные заключения, документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел

Пункт 697 Перечня

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Постоянный срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

Разъяснения Росархива по наиболее часто задаваемым вопросам, связанным с деятельностью архивов негосударственных организаций

Сколько архивных фондов может быть создано в организации? Как правило, в архиве негосударственной организации существует один фонд — ее собственный. Самостоятельному фондированию подлежат документы негосударственной организации, включенные в состав Архивного фонда РФ, архивные документы организации или организаций — предшественников негосударственной организации, присоединенных организаций, филиалов (если по составу и содержанию последние существенным образом отличаются от архивных документов собственно организации).

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации? При определении сроков хранения своих архивных документов негосударственная организация должна руководствоваться кодексами и федеральными законами РФ, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, подзаконными актами, нормативными документами специально уполномоченного Правительством РФ органа исполнительной власти, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, отраслевым перечнем по профилю организации. Кроме того, должны учитываться законы и иные нормативные правовые акты того субъекта РФ, на территории которого расположена негосударственная организация.

От редакции. В Информации Росархива дана ссылка на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 06.10.2000. Однако данный документ утратил силу 25.08.2010 (Приказ Росархива от 26.08.2010 N 63) в связи с изданием Приказа Минкультуры России N 558.

Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственных организаций различного профиля? Следует руководствоваться Перечнем, а также отраслевым перечнем по профилю деятельности организации. Если в деятельности организации образуется научно-техническая и производственная документация, нужно использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Каков правовой статус перечней документов? Поскольку Федеральным законом установлено, что специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, их следует отнести к категории подзаконных актов (документов) (ч. 3 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ).

Имеют ли приоритет перечни перед законодательными актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации? Сроки хранения определенных категорий документов, установленные законодательными актами, приоритетны для любого периода деятельности организации. При этом следует помнить, что закон не имеет обратной силы и при определении срока хранения архивных документов, образовавшихся до вступления в силу закона, установившего новый срок хранения, нужно руководствоваться действовавшим в этот период перечнем типовых архивных документов или отраслевым перечнем.

Можно ли негосударственным организациям руководствоваться в работе Правилами работы архивов организаций? Действующие Правила работы ведомственных архивов не ограничивают сферу их применения. Правила работы архивов организаций в настоящее время готовятся к утверждению и также не имеют ограничений по сфере применения.

К сведению. Основные правила работы ведомственных архивов утверждены Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263. При применении данного документа следует учитывать, что Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 одобрены Основные правила работы архивов организаций.

Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения? В архиве негосударственной организации архивные документы постоянного срока хранения формируются в дела, хранятся и учитываются отдельно от дел с документами, имеющими временный срок хранения, а также от дел с документами по личному составу. Для удобства работы дела с документами долговременных сроков хранения могут также храниться отдельно.

Распространяется ли частная собственность на документы, создаваемые в организации? Архивные документы, создаваемые в организациях, действующих на территории РФ, относятся к частной собственности в том случае, если организации не являются государственными или муниципальными. К частной собственности относятся также архивные документы, создаваемые в общественных объединениях со дня их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, а также в религиозных объединениях после отделения церкви от государства. Законодательство называет все эти организации общим термином «негосударственные организации» (п. 1 ст. 9 Федерального закона N 125-ФЗ).

Может ли организация иметь в составе своего архива документы Архивного фонда РФ? На основании ч. 7 ст. 6, ч. 3, 4 ст. 10, ст. 11 Федерального закона N 125-ФЗ документы Архивного фонда РФ могут храниться в архиве негосударственной организации:

— временно — если они образовались в деятельности государственной или муниципальной организации, на базе которой возникла негосударственная организация, и были в свое время в установленном порядке включены в состав Архивного фонда РФ, в силу чего они остаются в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности и должны быть переданы на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив;

— постоянно — если они образовались в деятельности негосударственной организации (либо данная организация на законных основаниях является их собственником или владельцем) и включены в состав Архивного фонда РФ в результате экспертизы ценности, проведенной в соответствии с договором, заключенным между негосударственной организацией и государственным или муниципальным архивом.

Что делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают сроки ведомственного хранения? Предположим, в организации хранятся документы предшественника — государственного (муниципального) предприятия (учреждения), но договор с архивом по включению этих документов в Архивный фонд РФ не был заключен. Что делать с данными документами, если у них истекают сроки ведомственного хранения?

Поскольку выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности, негосударственная организация, временно хранящая документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, должна заключить соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается (ч. 6, 7 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ).

Что делать с документами по личному составу уволенных работников? Для документов по личному составу установлен 75-летний срок хранения, после чего они подвергаются экспертизе ценности, по результатам которой документы могут быть полностью или частично оставлены на постоянное хранение. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (пп. «б» п. 4 ст. 22, ч. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

Как определяется судьба архивных документов организации в случае ее ликвидации или реорганизации? При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

С какими запросами могут обращаться граждане в архивы негосударственных учреждений? Федеральным архивным законодательством предусмотрено, что все организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, которые связаны с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ. В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которого они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно.

Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем ей следует руководствоваться при выборе архивного учреждения? Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (с ней) договора о хранении документов Архивного фонда РФ (равным образом она вправе заключить договор о хранении иных архивных документов). Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации (ч. 3 ст. 21 Федерального закона N 125-ФЗ).

Каковы правила выемки документов и предоставления их контролирующим органам? Выемка — это следственное действие, заключающееся в изъятии (добровольном или принудительном) из помещений, с участков местности и у конкретных лиц строго определенных решением компетентного органа (должностного лица) предметов и (или) документов, имеющих значение для уголовного дела, без предварительного поиска (ст. 183 УПК РФ). Архивные документы могут быть изъяты по постановлению должностного лица, уполномоченного проводить следственные действия, если они являются вещественными доказательствами. В соответствии с ч. 8 ст. 26 Федерального закона N 125-ФЗ архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату их собственнику или владельцу.

В заключение напомним, что согласно ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена ст. ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, которая устанавливает административную ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ. Так, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

— на граждан — от 100 до 300 руб.;

— на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Статьей 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия, а также иных специализированных субъектов за неисполнение обязанности по хранению документов в течение сроков, установленных законодательством об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью, государственных и муниципальных унитарных предприятиях соответственно.

Правилами данной статьи определено, что нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение штрафа:

— на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.;

Содержание

Это интересно:  Мтс меняет тарифы без предупреждения 2019

Какие документы хранятся 75 лет

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Первичные документы по учету труда и заработной платы

В условиях хозяйствования важнейшими задачами бухгалтерского учета труда и заработной платы являются:

— в установленные сроки производить расчеты с персоналом предприятия по оплате труда (начисление зарплаты и прочих выплат, сумм к удержанию и выдаче на руки);

— своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и обязательных отчислений во внебюджетные фонды (Пенсионный Фонд РФ, фонды обязательного медицинского страхования, Фонд социального страхования РФ);

— собирать и группировать показатели по труду и заработной платы для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с государственными социальными внебюджетными фондами.

Учет труда и заработной платы оформляется определенными первичными документами.

К первичным документам по учету труда относятся:

-N Т-1 и N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» — применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору;

-N Т-2 «Личная карточка работника»- заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником;

-NТ-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

-N Т-3 «Штатное расписание»- применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц;

-N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника» — применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником;

-N Т-5 и N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» -применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией;

-N Т-6 и N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику- применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором;

-N Т-7 «График отпусков» — применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам;

-N Т-8 и N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» — Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов);

-N Т-9 и N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

-N Т-10 «Командировочное удостоверение» — является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке;

-N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» — применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении;

-N Т-11 и N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» — применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

К первичным документам по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда относятся:

-N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» — применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду;

-N Т-13 «Табель учета рабочего времени»;

-N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;

— N Т-51 «Расчетная ведомость»;

-N Т-53 «Платежная ведомость»

N T-49, N T-51, N T-53 применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации;

-N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей» — применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации;

-N Т-54 «Лицевой счет» — применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года;

-N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» — применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска;

-N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» — применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора;

-N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы» — применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Кроме перечисленных унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация:

-Защита персональных данных работника;

-Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка. Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений. Другие локальные нормативные положения: о заработной плате, премировании, коэффициенте трудового участия, и т.п. разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

-Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности;

-Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда;

-Должностные Инструкции сотрудников;

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.

-Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты;

-Договор о полной материальной ответственности.

Понравилась страница? Лайкни для друзей:

Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы.

Сроки хранения архивных документов

Приказом Минкультуры РФ № 558 от25.08.10 г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости.

Они могут иметь различные сроки хранения:

  • хранение до 10 лет;
  • хранение свыше десяти лет;
  • хранение (определенное время) после замены новыми нормативными актами и т.д.;
  • хранение до востребования;
  • хранение постоянно.

Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа. Для ряда документов установлено иное исчисление сроков.

Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве.

Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета

Сроки хранения кадровых документов

В существующем Перечне (раздел 8 «Кадровое обеспечение») обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год.

3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу. Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных.

Пять лет хранятся некоторые документы, не включенные в личные дела, такие как служебные записки, докладные, справки, выписки из приказов и др. Командировочные удостоверения имеют тот же срок хранения, за исключением удостоверений работников Заполярья и других северных районов.

На них распространяется срок в 75 лет. Такой подход обусловлен досрочным назначением пенсии.

Основная часть кадровых документов хранится 75 лет:

  • списки личного состава;
  • личные карточки сотрудников;
  • служебные контракты, трудовые договоры;
  • журналы и книги учета;
  • личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.

Имеют постоянные сроки хранения кадровых документов представления, характеристики к награждению, журналы учета наград. Постоянно хранятся документы, связанные с проверкой работы с кадрами, локально-нормативные акты по месту разработки, личные дела руководящих сотрудников, некоторые документы, связанные со службой гражданских и муниципальных служащих.

Невостребованные подлинники трудовых книжек, удостоверений, свидетельств, наград хранятся до востребования. По истечении 75 лет уничтожаются.

Возникающие проблемы со сроками хранения документов

Определяя срок хранения, нужно руководствоваться не только утвержденными перечнями, но и другими юридическими документами. В ходе проверки, например, налоговые органы, могут запросить документы, которые уже уничтожены.

Их отсутствие повлечет наложение штрафов и пени, так как работодатель не сможет без них подтвердить правомерность некоторых финансовых операций.

При возникновении сложных ситуаций со сроками хранения документов можно обратиться за консультацией к специалистам.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

— период, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Один год должны храниться месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статической отчетности. Три года должны храниться квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности. В течение 5 лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.); полугодовые отчеты организаций.

Документы, подлежащие хранию со сроками

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Десять лет хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 минус Влет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация и регистрация

Срок хранения документов по заработной плате

05.04.2018

Главная » Бухгалтеру » Хранение и оформление платёжной ведомости

Хранение и оформление платёжной ведомости

Вернуться назад на Платежная ведомость

Выдача заработной платы, больничных выплат, премий, отпускных и прочих денежных сумм, что были насчитаны служащему или работнику за месяц, отображается в бухгалтерской документации с помощью платежных и расчетно-платежных ведомостей.

Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53. Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам (отделу, цеху, филиалу) по одной ведомости.

Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Первая – титульная часть — должна включать определенные реквизиты, перечень которых регламентирован Госкомстатом РФ постановлением №1. Вторая часть – табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы – это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма (после всех необходимых взысканий), пустая графа для подписи получателя зарплаты.

Сроки хранения документов

В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано». Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк.

Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму. Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость.

Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру. Он предназначен для проведения подробных начислений по всем категориям выплат работникам и служащим, что предусмотрены на предприятии, и отображает все вычеты, что были сделаны из общей начисленной суммы, таким образом, получая так называемую «чистую» зарплату. В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки. Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости.

Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре. Готовая (со всеми данными) платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год. Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру. Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости.

Вся ответственность за правильное заполнение и внесение достоверных данных в платежную ведомость ложится на кассира, а верификацию и хранение производит главный бухгалтер.

Основным недостатком платежных и расчетно-платежных ведомостей является открытость. Получая свою заработную плату, сотрудник может с легкостью видеть и подлежащие к выдаче суммы своих коллег, что нарушает принцип конфиденциальности получения заработный платы на предприятии.

С вводом в работу бухгалтерии новых технологий, в том числе программного обеспечения, все чаще ведение бухгалтерского учета производится автоматически с помощью специализированных программ, что значительно упрощает формирование платежных ведомостей. На предприятиях и в организациях, которые перевели своих сотрудников на получение заработной платы через расчетные банковские карты, расчетно-кассовая деятельности и вовсе не осуществляется. То есть платежная ведомость просто становиться неактуальной и ее не формируют.

— период, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Каждому документу свой срок хранения

Один год должны храниться месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статической отчетности. Три года должны храниться квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности. В течение 5 лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.); полугодовые отчеты организаций. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Десять лет хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 минус Влет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация и регистрация

Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы.

Сроки хранения архивных документов

Приказом Минкультуры РФ № 558 от25.08.10 г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости.

Они могут иметь различные сроки хранения:

  • хранение до 10 лет;
  • хранение свыше десяти лет;
  • хранение (определенное время) после замены новыми нормативными актами и т.д.;
  • хранение до востребования;
  • хранение постоянно.

Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа. Для ряда документов установлено иное исчисление сроков.

Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве.

Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета

Сроки хранения кадровых документов

В существующем Перечне (раздел 8 «Кадровое обеспечение») обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год.

3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу. Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных.

Пять лет хранятся некоторые документы, не включенные в личные дела, такие как служебные записки, докладные, справки, выписки из приказов и др. Командировочные удостоверения имеют тот же срок хранения, за исключением удостоверений работников Заполярья и других северных районов.

На них распространяется срок в 75 лет. Такой подход обусловлен досрочным назначением пенсии.

Основная часть кадровых документов хранится 75 лет:

  • списки личного состава;
  • личные карточки сотрудников;
  • служебные контракты, трудовые договоры;
  • журналы и книги учета;
  • личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.

Имеют постоянные сроки хранения кадровых документов представления, характеристики к награждению, журналы учета наград. Постоянно хранятся документы, связанные с проверкой работы с кадрами, локально-нормативные акты по месту разработки, личные дела руководящих сотрудников, некоторые документы, связанные со службой гражданских и муниципальных служащих.

Невостребованные подлинники трудовых книжек, удостоверений, свидетельств, наград хранятся до востребования.

Сроки хранения документов по заработной плате

По истечении 75 лет уничтожаются.

Возникающие проблемы со сроками хранения документов

Определяя срок хранения, нужно руководствоваться не только утвержденными перечнями, но и другими юридическими документами. В ходе проверки, например, налоговые органы, могут запросить документы, которые уже уничтожены.

Их отсутствие повлечет наложение штрафов и пени, так как работодатель не сможет без них подтвердить правомерность некоторых финансовых операций.

При возникновении сложных ситуаций со сроками хранения документов можно обратиться за консультацией к специалистам.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

8732 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

Срок хранения расчетных ведомостей по заработной плате

Ведомость на выдачу зарплаты служащим — платежный ордер строгой отчетности. Существуют разные варианты оформления подобной документации. Наиболее правильный из них — стандартная форма Т-53, которая утверждена Постановлением № 1 Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. Данная форма делает возможным выплачивать зарплату значительному числу сотрудников, сократив объем текущей документации.

Как заполнять платежную ведомость на выдачу заработной платы?

Квитанция составляется работниками бухгалтерии в программе 1С. Форма заполняется в единственном экземпляре. Ответственность за точность заполнения и достоверность сведений лежит на главном бухгалтере организации.

Первичный платежный документ может содержать один или несколько листов — в зависимости от количества сотрудников, которым предстоит осуществить выплаты. Первый лист обязательно должен содержать исходные данные об организации:

  • Полное наименование;
  • Подразделение;
  • Код ОКПО — общероссийского классификатора предприятий и организаций;
  • Номер корреспондирующего счета.

Кроме того, на основной странице нужно проставить сроки действия формы, дату ее составления и итоговую сумму документа.

Ниже располагается реестр с данными работников:

  • Порядковый номер служащего;
  • Его ФИО;
  • Индивидуальный табельный №;
  • Наименование должности;
  • Сумма выплачиваемых средств.

Заполненную форму необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале и передать в кассу предприятия, где старший кассир проверяет правильность введенных данных и принимает документ к оплате. Никаких исправлений в нем быть не должно.

Срок выдачи заработной платы по платежной ведомости

В соответствии с Трудовым Кодексом России, работодатель вправе устанавливать сроки выплаты зарплаты путем издания внутренних приказов по предприятию, коллективных договоров и т.д. Однако, статья 136 устанавливает и ограничения. Зарплата должна выплачиваться не позднее, чем через пятнадцать дней после окончания расчетного периода. Причем Закон о труде обязывает руководителей устанавливать конкретные даты выплаты. Это значит, что они должны осуществляться регулярно в одно и то же число месяца. Сама же квитанция действительна не дольше пяти рабочих дней.

Длительность хранения ведомости на выдачу заработной платы

Распечатанный или заполненный вручную документ на выплату зарплаты подлежит обязательной регистрации в специально предназначенном журнале. Он должен вестись на каждом предприятии независимо от того, сколько сотрудников числится в штатном расписании.

Журнал регистрации платежных бланков заполняется в течении календарного года. То есть, каждый год необходимо заводить новый. Журналы должны храниться в бухгалтерии на протяжении пяти лет.

Для предприятий и предпринимателей, перешедших на выплату заработной платы посредством банковских карт, ведомость формы Т-53 неактуальна: она ведется только в случае простых выплат через кассу организации.

Кто подписывает ведомость начисления заработной платы?

После заполнения, она обязательно подлежит сверке на соответствие сумм с расчетными документами. За этот процесс лежит ответственность непосредственно на главном бухгалтере предприятия. Он же первым и подписывает форму.

Далее она должна быть проверена руководителем (директором) организации. Своей подписью он дает разрешение на произведение выплат.

В случае отсутствия такового по объективным причинам документ подписывает один из его заместителей или иное доверенное лицо, которое обладает правом подписи финансовой документации учреждения.

В процессе выплаты зарплаты каждый работник расписывается напротив своей фамилии, удостоверяя тем самым факт получения указанной в ведомости суммы.

По окончании оплаты составляется расходный ордер, а форма Т-53 заверяется старшим кассиром. Обозначается фактически выплаченная общая сумма цифрами и прописью. Если кому-либо из сотрудников заработная плата в трехдневный срок выплачена не была, напротив его фамилии ставится пометка “депонировано” и суммы реальных выплат подсчитываются без учета заработка данного работника.

Утерянные платежные документы влекут за собой тяжелые последствия при проверке, вплоть до уголовного наказания. Документ в итоге передается в бухгалтерию, где его заверяет главный бухгалтер.

Образец платежной ведомости на выдачу заработной платы

Платежная ведомость призвана отражать суммы, выплачиваемые сотрудникам в виде зарплаты. Это касается только выплат наличными. На предприятиях, пользующихся услугами банков, используются иные формы документации.

Бланки разрабатываются индивидуально на каждом предприятии с учетом локальных актов. При этом существует единый образец, на который необходимо ориентироваться при составлении платежек.

Графа №6 “Примечания” включена для того, чтобы была возможность указать номер документа. Это необходимо в тех случаях, когда вместо работника наличные получает иное лицо по доверенности.

На официальном сайте Росархива (http://archives.ru) в сентябре была размещена Информация «Ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций».

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 125-ФЗ).

На основании ч. 1 ст. 17 данного Закона организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Сроки хранения отдельных видов документов

Приведем в таблице сроки хранения отдельных видов документов с учетом специфики нашего журнала.

Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации, доклады) по личному составу, касающиеся:

а) приема, перемещения, совмещения, перевода, увольнения работников;

б) проведения аттестации, повышения квалификации, присвоения званий (чинов);

в) изменения фамилии;

г) поощрений, награждений;

д) оплаты труда, премирования, осуществления различных выплат;

е) предоставления всех видов отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы);

ж) дежурств по профилю основной деятельности;

з) длительных внутрироссийских и зарубежных командировок, командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

Пункт 19 Перечня

Приказы, распоряжения, документы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках

Пункт 19 Перечня

Кассовые, банковские документы, авансовые отчеты, табели

5 лет (при условии завершения проверки или ревизии и отсутствия споров и разногласий)

Часть 1 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ , п. 362 Перечня

Лицевые счета работников

Пункт 413 Перечня

Пункт 416 Перечня

Договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально ответственного лица

Пункт 457 Перечня

Личные карточки работников

Пункт 658 Перечня

Графики предоставления отпусков

Пункт 693 Перечня

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет)

Пункт 396 Перечня

Реестры сведений о доходах физических лиц

Пункт 397 Перечня

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, осуществлении удержаний из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий

Пункт 364 Перечня

Пункт 685 Перечня

а) членов руководящих и исполнительных органов организации;

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий;

в) лиц, награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;

д) лиц, прошедших аттестацию;

е) лиц, подлежащих воинскому учету;

ж) кандидатов на выдвижение по должности;

До замены новыми документами

з) работников, получающих персональные ставки, оклады;

и) работников, обучающихся без отрыва от производства;

к) работников, ушедших на пенсию;

л) лиц, выезжающих за границу

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

Пункт 686 Перечня

Переписка об оформлении командировок, переписка о получении заграничных паспортов работниками организации, переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз

Пункты 687 — 689 Перечня

Переписка по воинскому учету работников

Пункт 690 Перечня

Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе, журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

Пункты 691 — 692 Перечня

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

Пункт 694 Перечня

Книги, журналы, карточки учета:

Пункт 695 Перечня

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;

в) выдачи (движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

е) лиц, подлежащих воинскому учету;

3 года (после увольнения)

з) работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих в организацию, в которую они командированы;

5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет)

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;

к) выдачи командировочных удостоверений;

л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий, документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к ним

15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

Пункт 696 Перечня

Аттестационные заключения, документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел

Пункт 697 Перечня

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Постоянный срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

Разъяснения Росархива по наиболее часто задаваемым вопросам, связанным с деятельностью архивов негосударственных организаций

Сколько архивных фондов может быть создано в организации? Как правило, в архиве негосударственной организации существует один фонд — ее собственный. Самостоятельному фондированию подлежат документы негосударственной организации, включенные в состав Архивного фонда РФ, архивные документы организации или организаций — предшественников негосударственной организации, присоединенных организаций, филиалов (если по составу и содержанию последние существенным образом отличаются от архивных документов собственно организации).

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации? При определении сроков хранения своих архивных документов негосударственная организация должна руководствоваться кодексами и федеральными законами РФ, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, подзаконными актами, нормативными документами специально уполномоченного Правительством РФ органа исполнительной власти, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, отраслевым перечнем по профилю организации. Кроме того, должны учитываться законы и иные нормативные правовые акты того субъекта РФ, на территории которого расположена негосударственная организация.

От редакции. В Информации Росархива дана ссылка на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 06.10.2000. Однако данный документ утратил силу 25.08.2010 (Приказ Росархива от 26.08.2010 N 63) в связи с изданием Приказа Минкультуры России N 558.

Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственных организаций различного профиля? Следует руководствоваться Перечнем, а также отраслевым перечнем по профилю деятельности организации. Если в деятельности организации образуется научно-техническая и производственная документация, нужно использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Каков правовой статус перечней документов? Поскольку Федеральным законом установлено, что специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, их следует отнести к категории подзаконных актов (документов) (ч. 3 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ).

Имеют ли приоритет перечни перед законодательными актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации? Сроки хранения определенных категорий документов, установленные законодательными актами, приоритетны для любого периода деятельности организации. При этом следует помнить, что закон не имеет обратной силы и при определении срока хранения архивных документов, образовавшихся до вступления в силу закона, установившего новый срок хранения, нужно руководствоваться действовавшим в этот период перечнем типовых архивных документов или отраслевым перечнем.

Можно ли негосударственным организациям руководствоваться в работе Правилами работы архивов организаций? Действующие Правила работы ведомственных архивов не ограничивают сферу их применения. Правила работы архивов организаций в настоящее время готовятся к утверждению и также не имеют ограничений по сфере применения.

К сведению. Основные правила работы ведомственных архивов утверждены Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263. При применении данного документа следует учитывать, что Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 одобрены Основные правила работы архивов организаций.

Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения? В архиве негосударственной организации архивные документы постоянного срока хранения формируются в дела, хранятся и учитываются отдельно от дел с документами, имеющими временный срок хранения, а также от дел с документами по личному составу. Для удобства работы дела с документами долговременных сроков хранения могут также храниться отдельно.

Распространяется ли частная собственность на документы, создаваемые в организации? Архивные документы, создаваемые в организациях, действующих на территории РФ, относятся к частной собственности в том случае, если организации не являются государственными или муниципальными. К частной собственности относятся также архивные документы, создаваемые в общественных объединениях со дня их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, а также в религиозных объединениях после отделения церкви от государства. Законодательство называет все эти организации общим термином «негосударственные организации» (п. 1 ст. 9 Федерального закона N 125-ФЗ).

Может ли организация иметь в составе своего архива документы Архивного фонда РФ? На основании ч. 7 ст. 6, ч. 3, 4 ст. 10, ст. 11 Федерального закона N 125-ФЗ документы Архивного фонда РФ могут храниться в архиве негосударственной организации:

— временно — если они образовались в деятельности государственной или муниципальной организации, на базе которой возникла негосударственная организация, и были в свое время в установленном порядке включены в состав Архивного фонда РФ, в силу чего они остаются в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности и должны быть переданы на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив;

— постоянно — если они образовались в деятельности негосударственной организации (либо данная организация на законных основаниях является их собственником или владельцем) и включены в состав Архивного фонда РФ в результате экспертизы ценности, проведенной в соответствии с договором, заключенным между негосударственной организацией и государственным или муниципальным архивом.

Что делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают сроки ведомственного хранения? Предположим, в организации хранятся документы предшественника — государственного (муниципального) предприятия (учреждения), но договор с архивом по включению этих документов в Архивный фонд РФ не был заключен. Что делать с данными документами, если у них истекают сроки ведомственного хранения?

Поскольку выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности, негосударственная организация, временно хранящая документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, должна заключить соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается (ч. 6, 7 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ).

Что делать с документами по личному составу уволенных работников? Для документов по личному составу установлен 75-летний срок хранения, после чего они подвергаются экспертизе ценности, по результатам которой документы могут быть полностью или частично оставлены на постоянное хранение. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (пп. «б» п. 4 ст. 22, ч. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

Как определяется судьба архивных документов организации в случае ее ликвидации или реорганизации? При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

С какими запросами могут обращаться граждане в архивы негосударственных учреждений? Федеральным архивным законодательством предусмотрено, что все организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, которые связаны с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ. В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которого они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно.

Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем ей следует руководствоваться при выборе архивного учреждения? Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (с ней) договора о хранении документов Архивного фонда РФ (равным образом она вправе заключить договор о хранении иных архивных документов). Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации (ч. 3 ст. 21 Федерального закона N 125-ФЗ).

Каковы правила выемки документов и предоставления их контролирующим органам? Выемка — это следственное действие, заключающееся в изъятии (добровольном или принудительном) из помещений, с участков местности и у конкретных лиц строго определенных решением компетентного органа (должностного лица) предметов и (или) документов, имеющих значение для уголовного дела, без предварительного поиска (ст. 183 УПК РФ). Архивные документы могут быть изъяты по постановлению должностного лица, уполномоченного проводить следственные действия, если они являются вещественными доказательствами. В соответствии с ч. 8 ст. 26 Федерального закона N 125-ФЗ архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату их собственнику или владельцу.

В заключение напомним, что согласно ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена ст. ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, которая устанавливает административную ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ. Так, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

— на граждан — от 100 до 300 руб.;

— на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Статьей 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия, а также иных специализированных субъектов за неисполнение обязанности по хранению документов в течение сроков, установленных законодательством об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью, государственных и муниципальных унитарных предприятиях соответственно.

Правилами данной статьи определено, что нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение штрафа:

— на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.;

Чтобы понять, какие документы нужно держать в архиве, а какие вполне можно уничтожить, воспользуйтесь приведенной ниже таблицей. В ней вы найдете сроки хранения бумаг, которые накапливаются в любой компании.

Как долго надо хранить документы компании

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Бухгалтер-
ский учет

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В связи с чем ВАС РФ в Решении от 06.09.2011 г. № 7889/11 указал, что приказ № 558, не опубликованный в установленном порядке, не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания.

В полном объеме (с Перечнем документов) приказ № 558 был официально опубликован 19 сентября 2011 г. и вступил в силу 30 сентября 2011 года.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы , образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например , исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Обратите внимание!

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») в Перечне означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Рассмотрим, для каких новых документов установлены сроки хранения и для каких документов сроки хранения изменены. Бухгалтерский учет и отчетность

Отчеты по субсидиям , субвенциям, полученным из бюджетов: годовые следует хранить постоянно, полугодовые, квартальные – 5 лет.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно.

Отчеты по драгоценным металлам хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

– документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства;

налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов;

– налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

– налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ) (при условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 лет);

– декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

сведения о доходах физических лиц (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет).

– документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам;

– документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период.

Срок хранения ведомостей на выдачу дивидендов – 75 лет .

Годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ хранятся постоянно. Квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал – постоянно).

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию следует хранить постоянно.

Обратите внимание!

Постоянный срок хранения установлен для Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

В течение 10 лет после продажи следует хранить документы (заявки, акты оценки, переписку и др.) по продаже движимого имущества.

Постоянному хранению подлежат акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс).

В течение 5 лет после истечения срока действия договора подлежат хранению договоры страхования гражданской ответственности.

Установлен 5-летний срок хранения (после истечения срока действия договора) для договоров:

– возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам;

– по залогу имущества организации. При этом документы по залогу недвижимого имущества хранятся постоянно. Измененные сроки

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить в течение 5 лет (ранее – постоянно).

Ранее документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении квартальных балансов и отчетов хранились 5 лет.

Теперь все документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить постоянно.

Не только рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, но и другие документы учетной политики подлежат хранению в течение 5 лет.

Обратите внимание!

С 5 лет до 4 лет сокращен срок хранения счетов-фактур.

Вместо постоянного установлен 10-летний срок хранения оперативных отчетов по счетам в иностранной валюте за границей (после закрытия счета).

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах теперь следует хранить не 5 лет, а постоянно.

Образцы подписей материально ответственных лиц по-прежнему подлежат хранению до минования надобности, но не менее 5 лет. Трудовые отношения

Постоянно следует хранить полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов.

В течение 75 лет подлежат хранению документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием хранятся 3 года.

При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет.

5 лет вместо 1 года теперь следует хранить табели (графики), журналы учета рабочего времени.

Статья написана по материалам сайтов: warmedia.ru, obd2bluetooth.ru, kpasnokamsk.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector