+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

При расторжении трудового договора с работником работодатель обязан правильно оформить процедуру увольнения, в том числе выдать бывшему сотруднику трудовую книжку. Если в день увольнения работника нет на работе или он отказывается от получения трудовой книжки, в его адрес направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Этот этап процедуры освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ).

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, потому кадровые специалисты составляют его в произвольном письменном виде. Как правило, в образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении указываются следующие данные:

  • дата составления;
  • адресат (должность, фамилия, имя, отчество работника);
  • адрес, по которому необходимо получить трудовую книжку;
  • рабочее время кадровой службы или структурного подразделения (специалиста), ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Работнику предлагают явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на получение трудовой книжки по почте заказным (ценным) письмом с описью вложения. Если работник не пришел за трудовой книжкой и не дал письменного согласия на отправку ее по почте, работодатель хранит трудовую книжку до ее востребования.

Предлагаем вам подготовить и скачать уведомление о получении трудовой книжки в нашем конструкторе документов.

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?

При увольнении возможны самые разнообразные спорные ситуации, которые могут привести как к обычным конфликтам, так и к разбирательствам с помощью государственных служб. И самые серьезные вопросы связаны с процедурой выдачи бумаг и оформлением трудовой книжки. При этом самым проблематичным явлением является неявка сотрудника за своими документами.

В этой статье мы опишем уведомление о получении трудовой книжки при увольнении сотрудника. Это весьма распространенный документ, который призван урегулировать конфликты и спорные моменты, которые появляются в том случае, если сотрудник не пришел за бумагами в последний рабочий день или же просто отказался идти в отдел кадров.

Что это за документ?

Уведомлением о получении трудовой книжки называется документ, который в письменной форме доносит до владельца трудовой сведения о том, что тот должен самостоятельно явиться в отдел кадров или к руководству для получения своих бумаг в установленный срок. Такое письмо важно как для работодателя, так и для работника, так как позволяет урегулировать недоразумение и значительно сократить количество спорных ситуаций.

Зачем он нужен?

Цель уведомления о получении рудовой книжки очень проста — оно снимает с руководителя всю ответственность за то, что тот не получил свои документы в назначенный срок. Напомним, что согласно ТК РФ, у работодателя имеется трое суток на выдачу трудовой после последнего рабочего дня уволенного сотрудника, и если он не успеет, то руководству грозит ответственность. Именно для избегания несправедливого наказания и служит уведомление, которое фиксирует неявку сотрудника. Работник же может использовать заявление для обратной связи и получения своих документов без личной явки.

Это интересно:  Температура в офисе и продолжительность рабочего дня

Как его составить?

Составить подобный документ очень легко, так как он имеет свободную форму. Но перед написанием текста нужно сделать еще кое что, а именно составить акт о дисциплинарном взыскании. Основанием для взыскания станет неявка за документом, которую, согласно ТК РФ, можно расценить как прогул. Акт должен быть подтвержден и заверен руководителем, а затем подшит к личному делу уволенного.

На основании акта составляется само уведомление. Оно пишется абсолютно свободно, в нем должны присутствовать следующие сведения:

  • Реквизиты организации, отправившей письмо, а так же её контакты;
  • Просьба явиться в отдел кадров;
  • Сведения об увольнении (номер приказа, его дата, дата последнего рабочего дня);
  • Способы альтернативного получения трудовой (по почте, через доверенное лицо и т.д.).

Образец

Как его отправить?

Передача письма сотруднику — самый важный шаг во всей процедуре. Отправлять уведомление следует заказным письмом по «Почте России». При этом обязательно потребуется сохранить квитанцию об отправке — в ней отмечена ключевая дата. Именно с даты отправки ответственность за невыдачу документов с работодателя снимается. Обратите внимание, что даже передача лично в руки уведомления невозможна — потребуется документ, который зафиксирует дату.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Уведомление о получении трудовой книжки

Если работник в день увольнения отказывается от получения трудовой книжки или отсутствует на рабочем месте, то в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан направить ему уведомление (извещение) о необходимости явиться за документом или выразить согласие на отправку его почтой.

Извещение нужно направить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или через курьерскую службу доставки.

Таким образом, наличие почтового уведомления (бланка о вручении, переданном работодателю курьерской службой) с личной подписью сотрудника, свидетельствующего о получении письма адресатом, обезопасит работодателя от штрафных санкций за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Уведомление должно содержать:

  • ФИО и адрес сотрудника;
  • наименование работодателя, направившего уведомление;
  • исходящий номер и дату;
  • в основном тексте должны быть указаны: дата увольнения работника, факт неполучения трудовой книжки, а также требование явиться к работодателю или выразить согласие на отправку документа почтой;
  • адрес для явки гражданина или направления ответа почтой, а также часы работы компании;
  • ФИО и подпись ответственного должностного лица.

Уведомление на получение трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка – документ, который для работающего жителя России является одним из важных. Но, несмотря на это не все сотрудники относятся к нему серьезно и по этой причине легко могут забыть его у предыдущего работодателя либо в виду определенных факторов не могут вернуть его.

Это интересно:  Взносы на капитальный ремонт для пенсионеров

Однако наниматель не наделен правом, удерживать у себя данный документ уже уволенного сотрудника больше трех дней. Если же по истечении установленного срока работник так и не явился за трудовой, нанимателю следует напомнить ему об этом в письменном виде, о котором мы подробнее поговорим далее.

Случаи, для написания уведомления. Законодательная база

Рассмотрим обстоятельства, когда требуется отправлять уведомление сотруднику:

  • при расторжении трудового соглашения — когда сотрудник по определенным причинам не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ;
  • при увольнении осужденного работника;
  • если сотрудник призван для прохождения военной службы;
  • в связи со смертью сотрудника — в данной ситуации забрать трудовую книжку могут близкие родственники умершего.

Законодательные акты, регулирующие вопросы, связанные с трудовой книжкой это:

  • постановление Правительства РФ № 235 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой и обеспечения ими работодателей» от 16 апреля 2003 года;
  • инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда России от 10 октября 2003 года № 69;
  • статья 66 ТК РФ – понятие трудовой книжки ее форма, порядок ведения и хранения;
  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)
  • статья 5.27 КоАП РФ – прописана ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.

Порядок оформления

Данные, которые рекомендуется прописать в уведомление это:

  • название документа «Уведомление»;
  • заголовок уведомления;
  • фамилия и инициалы адресанта, руководителя или начальника отдела кадров;
  • фамилия и инициалы адресата, то есть работника;
  • необходимо указать адрес, куда будет направлено уведомление;
  • основание создания данного документа;
  • предложения, решения или просьбы;
  • виза руководителя организации или отдела кадров.

Присутствие вышеуказанных сведений позволяет говорить о надлежащем извещении уволенного работника.

Алгоритм действий и его последовательность следующая:

  • распечатывается 2 копии уведомления;
  • регистрируется под номером по порядку;
  • номер и дата уведомления.

Регистрация осуществляется в папке исходящей документации, к которой прилагается журнал регистрации. Затем один экземпляр вкладываете в дело, второй отправляется работнику.

Еще одна ошибка, которую не следует допускать специалисту — это устная форма просьбы к работнику о его явке за получением трудовой. В дальнейшем это может понести за собой невозможность доказать, факт уведомления уволенного работника.

Какими средствами можно отправить уведомление

Отправку уведомления требуется подтверждать официальной бумагой либо росписью уволенного о получении. Поэтому просто положить в почтовый ящик адресата либо передать с помощью знакомых работника строго запрещается на законодательном уровне и влечет за собой административное наказание нанимателя либо лиц ответственных за это в виде штрафа.

Разрешенные способы для передачи уведомления считаются:

  • личная передача специалистом. В данном варианте необходимо самостоятельно направиться по адресу проживания бывшего служащего с двумя экземплярами, в одном из которых он ставит личную роспись и число вручения. После чего один экземпляр остаётся у нанимателя, а второй передаётся собственнику книжки;
  • передача посредством курьерской службы, с официальным оформлением всей необходимой документации, которая потребуется при осуществление данного способа вручения бумаги;
  • отправка заказным письмом через почту. Данный способ является самым удобным, который облегчит жизнь, не только уволившимся сотрудникам, но и специалистам кадров. Для того чтобы это осуществить на законных требованиях, необходимо проделать несколько важных действий. Например, получить согласие от бывшего работника на пересылку уведомления посредством почтового отправления и только после этого разрешено отправить этот документ письмом с уведомлением о его вручении.
Это интересно:  Установка знаков дорожного движения гост

Снятие ответственности с работодателя

Как правило, вся ответственность за несвоевременную передачу подобного рода документов на случай увольнения работника может возлагаться как на самого руководителя организации, так и на другое, уполномоченное на это лицо, назначенное по приказу. Имеются ряд моментов, при наличии, которых с работодателя снимается какая-либо ответственность за задержку книжки о трудовой деятельности, бывшего работника это:

  • В случае если бланк уведомление было направлено в положенный срок.
  • Если уволенный работник лично отказался забирать трудовую и не предоставил разрешение на отправку ее по почте.
  • В случае, когда письмо с уведомлением не доставлено до указанного адресата, но у работодателя имеется на руках документ подтверждающий факт отправки.
  • Если последний рабочий день не сходится с датой увольнения по причине прекращения правоотношений в виду прогулов работника либо совершения противозаконных действий повлекшие его арест.

Для того чтобы работодателю исключить все возможные проблемы необходимо принимать во внимание все вышеперечисленные пункты, так как гражданин права которого были нарушены может обратиться в надзорный орган контролирующий трудовые правоотношения между сторонами. Если вина последнего будет доказана, в таком случае к работодателю будут применены штрафные санкции.

В каких случаях оформляется акт об отказе в получении

Составление документа об отказе в получении трудовой книжки осуществляется в случае:

  • когда ее владелец просто не пришел за ней в день увольнения;
  • либо дословно отказался в ее получении;
  • или проигнорировал все возможные способы для ее получения.

Сама процедура составления акта начинается с избрания комиссии не менее 3- человек из действующих работников. Далее составляется акт, в котором прописывается:

  • фамилия, инициалы и занимаемые должности присутствующих членов комиссии;
  • факт отказа или игнорирования уволенного сотрудника в получении такого бланка-уведомления;
  • если служащий отсутствовал на своем рабочем месте, то данное обстоятельство тоже необходимо прописать;
  • в конце необходимо проставить число составления и роспись всех присутствующих членов заседания.

Передача акта нанимателю происходит вместе со служебной запиской специалиста кадров, и хранится у него в течение 30 дней, также подлежит регистрации с указанием даты составления и регистрационного номера.

Заключение

Таким образом, мы видим, что в случае увольнения сотрудник должен получить трудовую книжку в последний свой рабочий день на предприятии. Но если вдруг возникли определенные обстоятельства и работник не смог это сделать, кадровые службы организации в любом случае направят документ, напоминающий об этом всеми возможными способами и средствами, дабы снять с себя определенную ответственность в дальнейшем.

Статья написана по материалам сайтов: trudinsp.ru, nalog-spravka.ru, pro-uvolnenie.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector