+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Ведение архива в лечебном учреждении

В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также следующими перечнями типовых архивных документов:

  1. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;
  2. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182;

Данные Перечни охватывают виды и разновидности документов, образующихся во всех отраслевых системах, безотносительно к их хозяйственной специфике, т.е. вопросы управления, кадры, труд, финансирование и тд.

Также считается действующим Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения, утвержденным приказом № 493 от 30 мая 1974 года.

Сроки хранения для медицинских документов, не упомянутых в Перечнях, устанавливаются иными законодательными актами РФ и представлены в таблице.

Ведение архива в лечебном учреждении

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

от 30 сентября/1 октября 1949 года N 718

[О вводе в действие Положения и Инструкции о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР]

____________________________________________________________________
Применяется в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Ввести в действие для обязательного выполнения Положение и Инструкцию о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР (Приложения N 1 и N 2).

2. Считать утратившими силу Положение и Инструкцию о ведении медицинских архивов лечебных учреждений Союза ССР, утвержденные приказом НКЗ СССР N 160 от 21 апреля 1941 года.

И.о. Министра
здравоохранения Союза ССР
М.Ананьев

Приложение N 1. Положение о медицинском архиве лечебного учреждения

Приложение N 1
к приказу по Министерству
здравоохранения СССР
от 30 сентября/1 октября 1949 года N 718

§1. Для временного хранения медицинской и общей документации и использования ее в практической и научной работе при лечебных учреждениях создаются медицинские архивы.

§2. Медицинский архив организует учет и хранение медицинской и общей документации лечебного учреждения и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы.

§3. В соответствии с основными задачами, указанными в п.п.1 и 2 настоящего Положения, на медицинский архив возлагается:

1. Прием, классификация и хранение в установленном Инструкцией Министерства здравоохранения СССР порядке законченной медицинской и общей документации лечебного учреждения.

2. Контроль за состоянием и хранением медицинской документации в отделениях лечебного учреждения.

3. Подготовка и выдача документальных материалов для занятий в читальной комнате медицинского архива работникам лечебного учреждения и других лечучреждений в научных и справочных целях.

4. Составление описей, каталогов, указателей и других справочников в целях использования медицинской документации.

5. Выдача по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам СССР справок, выписей и копий.

Примечание. Выдача документальных материалов, упомянутых в §4 и 5, производится в соответствии с правилами, установленными Инструкцией Главного архивного управления МВД СССР, введенной в действие Приказом Наркомата Внутренних Дел СССР N 114 от 23 февраля 1940 года, и Инструкцией Министерства здравоохранения СССР о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях.

6. Сдача материалов в государственный архив в установленном Главным Архивным Управлением МВД СССР порядке.

7. Организация экспертизы научной и практической ценности документальных материалов архива с целью отбора на уничтожение документальных материалов, утративших свое научное, историческое и практическое значение.

§4. Медицинский архив действует на правах самостоятельной части лечебного учреждения.

§5. Во главе медицинского архива стоит заведующий или лицо, ответственное за правильность ведения и сохранность медицинского архива, который непосредственно подчиняется главному врачу или его заместителю по медицинской части.

В своей работе медицинский архив руководствуется законодательством Союза ССР, правилами, инструкциями и указаниями Главного Архивного Управления МВД СССР, приказами Министерства здравоохранения СССР и лечебного учреждения, которому архив подчинен непосредственно, и Инструкцией Министерства здравоохранения СССР «О ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях».

§6. Заведующий медицинским архивом несет ответственность перед руководством лечебного учреждения как за сохранность, так и за содержание в установленном Инструкцией Министерства здравоохранения СССР порядке хранящихся в архиве материалов и ежегодно письменно отчитывается в своей работе перед руководством лечучреждения.

§7. Медицинский архив пользуется печатью лечебного учреждения и всю свою переписку ведет за подписью руководства лечебного учреждения и заведующего медицинским архивом.

Начальник
Центрального Архива
Министерства здравоохранения СССР
Дубницкая

Приложение N 2. Инструкция о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР

Приложение N 2
к приказу по Министерству
здравоохранения СССР
от 30 сентября 1949 года N 718

Глава I. Общие указания

1. Медицинская документация, отлагающаяся в лечебных учреждениях Советского Союза, имеет большое политическое, научно-историческое и практическое значение для социалистического строительства. Поэтому каждое лечебное учреждение должно иметь в своем составе на правах самостоятельного структурного подразделения медицинский архив для концентрации, хранения, разработки и использования медицинской документации, отлагающейся в отделениях данного лечебного учреждения.

2. Место архива в системе лечебного учреждения, его организация и структура, задачи и компетенция определяются Положением о данном медицинском архиве, утверждаемым руководителем данного лечебного учреждения, в соответствии с Положением о медицинском архиве лечебного учреждения и настоящей Инструкцией.

3. Личный состав архива, его штаты и тарификация должности оформляются на основании правил, действующих в отношении самостоятельных структурных единиц данного лечебного учреждения.

4. Помещение медицинского архива лечебного учреждения должно удовлетворять следующим требованиям:

а) должно быть изолировано капитальными стенами и перекрытиями от других помещений;

б) должно быть сухим и безопасным в пожарном отношении и от затопления;

в) помещение для хранения материалов должно быть отделено от читальной комнаты и рабочих комнат архива капитальной стеной и прочной дверью с запорами;

д) занимать под архив подвальное или чердачное помещение не допускается.

Примечание. При проектировании больничного нового строительства и реконструкции больниц надлежит предусматривать специальное помещение для медархива с выделением отдельного хранилища, а также помещений для работы архивного персонала и научной разработки архивных материалов;

е) хранилище должно быть оборудовано шкафами или стеллажами;

ж) окна хранилища в первом и втором этажах должны быть заделаны металлическими решетками;

з) в хранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов;

и) в качестве искусственного освещения хранилища допускается только электрическое;

к) архив должен иметь необходимые противопожарные средства: пожарную сигнализацию, пожарные краны с шлангами, достаточное количество огнетушителей.

5. В помещении медархива не допускается хранение посторонних предметов. Помещение должно оберегаться от крыс, мышей, насекомых.

6. Вход в помещение медицинского архива (архивохранилище) посторонним лицам воспрещается. Дверь в помещение архива должна быть в нерабочее время заперта на замок, опечатана или запломбирована.

7. Контроль за правильностью ведения медицинских архивов в лечебных учреждениях осуществляется органами здравоохранения, а также местными архивными органами.

Глава II. Состав материалов медицинского архива

8. В медицинском архиве лечебного учреждения подлежат хранению все документальные материалы лечебного учреждения, законченные производством.

9. Подлежат обязательному отбору для хранения следующие документальные материалы:

а) имеющие научно-историческое значение;

б) имеющие практическое и справочное значение для данного лечебного учреждения;

в) отражающие существенные стороны работы данного лечебного учреждения.

10. Материалы, имеющие политическую и научно-историческую ценность, а также материалы долговременного общего практического значения с момента окончания их производством хранятся в архиве лечебного учреждения 25 лет, после чего сдаются на хранение в государственные архивы системы Главного Архивного Управления МВД СССР.

Это интересно:  Чем отличается пао от оао

Материалы, имеющие временное практическое значение только для работы данного лечебного учреждения, хранятся в архиве учреждения в течение установленного перечнем срока, после чего сдаются в макулатуру в установленном Инструкцией ГАУ МВД СССР от 23 февраля 1940 года порядке, т.е. путем отборочных списков и утверждения их в соответствующем архивном органе.

Уничтожение архивных документов без разрешения архивных органов категорически запрещается.

Глава III. Подготовка и сдача материалов в медархив

11. Законченная производством медицинская и общая документация сдается в архив из всех структурных подразделений лечебного учреждения в следующие сроки:

а) истории болезни сдаются не позже 3-х дней после выбытия больного;

б) вся остальная медицинская и общая документация сдается один раз в году в сроки, установленные руководством лечебного учреждения, по представлению заведующего медицинским архивом.

12. Сдаваемые в медицинский архив материалы должны удовлетворять следующим требованиям:

А. Истории болезни, сдаваемые в медархив, должны быть полностью оформлены в отделениях, где лежал больной. Вкладные документы, относящиеся к истории болезни (температурные листки, анализы, исследования и пр.), должны быть подшиты, после чего история болезни подписывается лечащим врачом и заведующим отделением.

Примечания. 1. В случае смерти больного в истории болезни должна быть краткая выписка из протокола вскрытия и указан N такового.

2. Истории болезни, поступившие в статгруппу или медканцелярию, должны быть обработаны в соответствии с п.»А».

На титульном листе истории болезни четко указывается как диагноз, так и сопутствующие заболевания.

Б. Архивно-техническая обработка остальной медицинской и общей документации (журналы приема больных, палатные журналы, картотеки и проч.) следующая:

а) документы должны быть заключены в папки или обложки; мелкого формата документы располагаются вдоль корешка дела так, чтобы имели формат книги (листы не должны выходить из обложки). Обширные по объему дела следует разделить на томы так, чтобы толщина тома не превышала ширины корешка обложки папки;

б) металлические скрепления (булавки, скрепки, сколки) необходимо удалить из дел. Документы, находящиеся на регистраторах или скоросшивателях, должны быть с них сняты и подшиты;

в) на обложках должно быть четко без сокращений обозначено следующее:

1) наименование лечучреждения, с указанием ведомственного подчинения, 2) наименование отделения лечучреждения, 3) заголовок дела, 4) даты начала и окончания, 5) количество листов (см. ф. N 1).

В книгах и журналах указанные сведения проставляются на белом листе, следующем за верхней крышкой переплета.

Примечание. Заголовок дела (книги) должен кратко и конкретно отражать содержание документов, находящихся в деле (книге). Названия общего характера (напр. «Разная переписка», «Общая переписка», «К руководству» и т.д.) не допускаются;

г) сдаваемые материалы должны быть пронумерованы по листам в правом верхнем углу простым черным (не цветным и не химическим) карандашом. Нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне какие-либо делопроизводственные пометки, причем листом считается любого размера или формата кусок бумаги, состоящий из двух, а не четырех страниц. В делах, разделенных на томы, листы нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерация листов в делах должна производиться в порядке расположения листов в деле, т.е. сверху вниз, а не обратно. Чистые листы не нумеруются, вырывать их из дела не разрешается. Вслед за последним листом дела подшивается чистый лист бумаги, на котором делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов следующего содержания: «В настоящем деле подшито и пронумеровано ___ листов» (указать прописью и цифрами). После надписи указывается должность лица, производившего нумерацию, и дата подписи. Встречающиеся недостатки в состоянии дела (повреждения) также оговариваются в заверительной надписи.

Примечание. В целях экономии средств, обработка общих документальных материалов, не подлежащих сдаче в государственный архив, может быть по особому письменному распоряжению руководителя учреждения упрощена (дела могут быть оставлены в скоросшивателях или регистраторах; листы некоторых категорий дел, по которым не могут возникнуть проверка, иск и другие действия, связанные с ответственностью каких-либо лиц, могут быть оставлены непронумерованными);

д) для сохранности более ветхих документов следует их подклеивать на плотную бумагу;

Примечание. Если текст двусторонний, то следует наклеивать на прозрачную бумагу (напр. кальку);

е) карточки обрабатываются следующим образом:

1) систематизируются в порядке их N, или в алфавитном порядке, или же по нозологическому признаку;

2) при сдаче в архив должны быть помещены в деревянные или картонные коробки, имеющие наружную длину от 30 до 35 см, или же поступают в увязанных шпагатом пачках такой же длины с прокладками из картона на лицевой и тыловой сторонах пачки;

3) на лицевой стороне коробки (пачки) делаются надписи с указанием лечучреждения, года, наименования карточек, порядкового N связки и количества карточек (см. ф. N 2);

4) карточки, срок хранения которых установлен постоянный, нумеруются с соблюдением условий, указанных в п.»г» настоящей Инструкции.

Нумерация карточек, отложившихся за год, производится валовая, а не в отдельности по каждой связке.

Заверительная надпись о количестве карточек, входящих в каждую связку, производится на отдельном листе формата карточки, помещаемой вслед за последней карточкой.

В заверительной надписи количество обозначается:

с N _____________ по N _______________ .

Примечание. В случае, если карточки систематизированы в порядке их номеров, проставленных при заведении самой карточки, количественная нумерация этих карточек, как совпадающая с первичной нумерацией, не производится.

Глава IV. Прием архивных материалов и ведение их в медицинском архиве

13. Все материалы, поступающие в медархив, должны храниться в таком порядке, который обеспечивал бы возможность:

а) быстрого нахождения документов для наведения справок;

б) научной обработки архивных материалов;

в) полной сохранности всех архивных материалов.

14. Регистрирующий при записи больного в журнал поступления больных одновременно заполняет регистрационную карточку следующего образца:

фамилия ___________ имя _____________ отчество ___________

Сроки хранения медицинской документации

Медицинская документация, особенно первичная, играет основополагающую роль в правоотношениях между пациентом и медицинской организацией, поскольку удостоверяет факты и события, отражающие ход диагностики, лечения, и иных мероприятий. Обязанность по хранению медицинской документации в соответствии с пунктом 12 частью 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» возложена на медицинскую организацию.

Понятие медицинской документации

Согласно статье 1 Федерального закона от 24.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» термина «медицинская документация» не раскрывает.

В соответствии с приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.

Виды медицинской документации

В настоящее время единый нормативно – правовой акт, определяющий перечень медицинской документации, не принят.

Основным актом, устанавливающим формы медицинской документации, в настоящее время является Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030, который, однако, утратил силу в 1988 году. На сегодняшний день, данный Приказ может применяться медицинскими организациями в соответствии с рекомендацией Минздравсоцразвития России (письмо от 30.10.2009 № 14-6/242888).

С 9 марта 2015 года начал действовать новый Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению» который обновил множество форм медицинской документации.

Некоторые формы медицинской документации строго регламентированы не только указанным приказом Минздрава России, но и иными нормативными актами. Например, вкладыш в медицинскую карту амбулаторного (стационарного) больного при применении методов ВРТ (утвержден Приказом Минздрава РФ от 30.08.2012 № 107н).

Это интересно:  Оснащение медицинских кабинетов для лицензирования

В общем и целом, к медицинской документации относится: медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях; медицинская карта стационарного больного; медицинская карта туберкулезного больного; медицинская карта больного венерическим заболеванием; история родов; история развития новорожденного; медицинская карта прерывания беременности; индивидуальная карта беременной и роженицы; карта донора; медицинская карта студента ВУЗа; медицинская карта ребенка; история развития ребенка; медицинская карта стоматологического больного; индивидуальная карта беременной и родильницы; различного рода медицинские справки, выписки из амбулаторной карты, медицинской карты, направления в МСЭ и др.

Вопросы, касающиеся понятия, статуса и вида медицинской документации, форм медицинской документации подробно раскрыты в статье «Медицинская документация: статус и виды».

Порядок хранения медицинской документации

В соответствии с пунктом 12 части 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» медицинская организация обязана обеспечивать учет и хранение медицинской документации, в том числе бланков строгой отчетности.

Единый нормативно – правовой акт, определяющий порядок хранения медицинской документации в настоящее время отсутствует.

Нормы о порядке хранения медицинской документации содержаться в отдельных приказах по учетным формам. Интересно отметить, что Порядок заполнения учетной формы № 025/У «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях», утвержденный Приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 834н в отличии от ранее действовавшей Инструкции по заполнению учетной формы № 025/У-04 «Медицинская карта амбулаторного больного», утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 № 255 содержит гораздо меньше информации о порядке хранения данного документа (например, отсутствует норма о сроке хранения данного документа после смерти больного). При этом порядок заполнения учетной формы № 025/У содержит положение о том, что Карты в регистратуре медицинской организации группируются по участковому принципу, Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой «2Л».

Выдача медицинской документации пациенту

При хранении медицинской документации следует учитывать, что в соответствии с положениями части 4 статьи 22 и статьи 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ:

  • выдача медицинской документации пациенту, которая является учетной, производится по его или законного представителя письменному заявлению, при наличии сведений в них, касающегося его здоровья, предоставляется ему в копиях либо для личного ознакомления, вынос медицинской документации за пределы медицинской организации не допускается;
  • в целях соблюдения права пациента на врачебную тайну, медицинская документация выдается иным лицам в предусмотренных законом случаях либо с письменного согласия пациента.

Порядок хранения медицинской документации в архиве

Статьей 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» закреплено право организаций создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В силу части 1 статьи 17 данного Федерального закона на организации возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативно – правовыми актами Российской Федерации.

При ликвидации медицинской организации архивные медицинские документы передаются на хранение в муниципальный архив (часть 10 статья 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Установленные сроки хранения медицинской документации

Общие сроки хранения медицинской документации в архиве регламентированы Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.

Основным актом, определившим сроки хранения для медицинской документации в медицинской организации, является Приказ от 04.10.1980 № 1030. Однако, как уже было сказано ранее, данный приказ утратил силу и нормативным актом не является.

Сроки хранения медицинской документации также регламентированы отдельными нормативно – правовыми актами в области здравоохранения. Например, протокол паталого – анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патологоанатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного) (форма 013/у) (п. 35 Приказа Минздрава России от 06.06.2013 № 354н).

Кроме того, на некоторые виды медицинской документации таковой срок не установлен (например, медицинская карта наркологического больного), однако, исходя из аналогии, следует, что срок хранения этого медицинского документа составляет 25 лет.

В общем и целом, в настоящее время установлены следующие сроки хранения по медицинской документации:

Вид медицинского документа

Срок хранения

Нормативно — правовой акт

Медицинские карты амбулаторных больных

Перечень типовых документов от 15.08.1988

Медицинские карты стационарных больных

Перечень типовых документов от 15.08.1988

История родов (форма 096/у)

Приказ от 04.10.1980 № 1030

Решения врачебных комиссий

Приказ от 05.05.2012 № 502н

Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах

Перечень типовых документов от 15.08.1988

Заключительный акт обязательного периодического медицинского осмотра работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными (опасными) условиями труда

Приказ от 12.04.2011 № 302н

Медицинская карта ребенка (форма 026/у)

Приказ от 04.10.1980 № 1030

Журнал учета приема больных и отказа от госпитализации (форма 001/у)

Приказ от 04.10.1980 № 1030

Журнал учета беременных, рожениц и родильниц (форма 002/у)

Приказ от 04.10.1980 № 1030

Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре (форма 008/у)

Приказ от 04.10.1980 № 1030

Протокол патологоанатомического вскрытия

На срок хранения медкарты стационарного (амбулаторного) больного

Приказ от 06.06.2013 № 354н

Экспертная комиссия по работе с архивной медицинской документации

Ведомственный акт здравоохранения, устанавливающий правила хранения и уничтожения архивных медицинских документов, до настоящего времени не разработан. В данном случае следует руководствоваться некоторыми положениями Основных правил работы архивов организации от 06.02.2002 и Перечня типовых документов, образующихся деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.

В целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав медицинского архива проводится экспертиза ценности документов. Данным вопросом занимается создаваемая в медицинской организации постоянно действующая экспертно – проверочная комиссия (ЭПК). Экспертиза ценности медицинских документов в медицинской организации проводится при составлении номенклатуры дел (это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме), в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив, а также в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, описи временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

ЭПК занимается уничтожением тех форм медицинских документов, которые содержат значок ЭПК в нормативных документах, регулирующих сроки хранения. Такие нормативные документы были представлены в настоящей статье.

Уничтожение архивной медицинской документации

Медицинские документы уничтожаются по истечению срока хранения, а также на основании экспертизы ценности документов, выявившей документы, не подлежащих хранению. Уничтожение медицинских документов проводит комиссия (ЭПК), созданная на основании приказа руководителя медицинской организации. По результатам уничтожения медицинских документов составляется акт, в котором должны быть указаны уничтожаемые документы, способ их уничтожения, а также состав комиссии.

Ответственность за нарушения правил хранения медицинской документации

Глава 21 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ИСТОРИЙ БОЛЕЗНИ

Оформление истории болезни перед сдачей ее архив

Сдаваемая в архив история болезни должна удовлетворять следующим требованиям:

а) История болезни должна быть полностью оформлена в том отделении, где лежал больной.

б) Все материалы в истории болезни, включая подшитые к ней вкладные листы, должны быть пронумерованными по листам в правом верхнем углу простым карандашом. Нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне какие- либо записи или пометки, причем листом считается любого размера или формата кусок бумаги, состоящий из двух, а не из четырех страниц. Нумерация листов производится в порядке расположения их в истории болезни, от титульного листа. Чистые листы не нумеруются, вырывать их из истории болезни не разрешается. Вслед за последним листом истории болезни к ней подшивается чистый лист бумаги, на котором делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов следующего содержания: «В настоящей истории

Это интересно:  Санпин для средних профессиональных образовательных учреждений 2020

болезни подшито и пронумеровано . листов (указать

прописью и цифрами)». После надписи указывается подпись лица, производившего нумерацию, и дата подписи. Если к истории болезни подшиты поврежденные листы, это также оговаривается в заверительной надписи. Упрощение обработки истории болезни перед сдачей ее в архив допускается только по особому письменному распоряжению (приказу) главного врача, который может разрешить сдавать историю болезни в архив в неподшитом виде и без нумерации ее листов.

Сдача истории болезни в архив производится не позже трех дней после выбытия больного.

Размещение и хранение историй болезни в архиве.

Истории болезни, поступившие в медицинский архив, увязываются в связки, толщиной не свыше 20 см или укладываются в картонные коробки (папки с завязками), внутри которых раскладываются по порядку номеров. Связки имеют свою порядковую нумерацию.

К каждой связке прикрепляется ярлык из картона или плотной бумаги (а если истории болезни уложены в коробки, то на них наклеивается этикетка) с указанием следующих данных: 1) наименование больницы; 2) год; 3) порядковый номер связки; 4) порядковый номер истории болезни.

Для того, чтобы облегчить поиск хранящихся в архиве историй болезни больных с определенными заболеваниями, без чего невозможен научный анализ клинического материала, заведующий архивом обязан вести картотечный учет историй болезни по диагнозам. Форма карточек следующая:

Наименование заболевания Год

№№ и/б №№ и/б №№ и/б №№ и/б №№ и/б

Выдача историй болезни из архива

Выдача историй болезни производится по личному письменному требованию врачей больницы (по форме № 4):

«____ »________ 20__ »

На выдачу из архива (название больницы) истории болезни

На срок до «_______ »__________________________ 200____ г.»

Заведующий отделением (подпись)

Историю болезни на______ листах получил«_____ »_______________ 200___ »

(должность и фамилия получившего)

Возвращено «______ »__________________________ 200____ г.»

Зав. архивом (подпись)

Письменные требования на выдачу историй болезни из архива подшиваются в отдельную папку.

Все случаи выдачи историй болезни должны обязательно заноситься в особую книгу выдачи, которая ведется по следующей форме:

Фамилия, и.о., должность получивше-го и/б из архива

Дата возвраще-ния и/б

Подпись работника архива, получившего и/б

Эта книга должна быть пронумерована и заверена подписью главного врача или его заместителя. Порядковая нумерация записей в книге ведется каждый год отдельно, начиная с № 1. Вычеркивание записей или исправление их в книге не допускается.

Выемка истории болезни из медицинского архива для передачи ее за пределы лечебного учреждения допускается только по постановлению суда. При этом обязательно оформляется протокол выемки. На место изъятой истории болезни вкладываются заверенные заведующим архивом ее копии (ксерокопии) с отметкой на них основания и даты выемки и прикладывается протокол выемки.

В 2008 году Пленум Верховного Суда РФ постановил, что выемка медицинских документов, содержащих сведения о наличии у гражданина психического расстройства, фактах обращения за психиатрической помощью и лечении в учреждении, оказывающем такую помощь, а также иные сведения о состоянии психического здоровья, являющиеся врачебной тайной, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей 165 УПК РФ. Вместе с тем, если органам дознания и следствия или суду в связи с проведением предварительного расследования или судебным разбирательством необходимы лишь сведения, составляющие врачебную тайну (факт обращения за медицинской помощью, диагноз заболевания и иные сведения, полученные при обследовании и лечении гражданина), то в соответствии со статьей 61 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан они могут быть представлены по запросу органов дознания и следствия или суда без согласия гражданина или его законного представителя.

При необходимости допускается выемка для выдачи гражданам их личных документов, представленных в свое время в больницу и почему-то не возращенных больным. В

подобных случаях должно быть получено разрешение главного врача больницы или его заместителя.

Работники медицинского архива обязаны принимать меры к своевременному возврату историй болезни в архив и о случаях длительной задержки обязан сообщать главному врачу. Срок пользования архивной историей болезни не должен превышать одного месяца; в случае надобности этот срок может быть продлен заведующим архивом. За сохранность и своевременность возвращения истории болезни в архив отвечает то лицо, которое истребовало историю болезни из архива.

Выдача (высылка) выписок из истории болезни

В соответствии со ст. 13 Федерального закона № 323-ф3 информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе его заболевания и иные сведения, полученные при его обследовании и лечении, составляют врачебную тайну. Без согласия гражданина (или его законного представителя) не допускается разглашение этих сведений в форме передачи другим гражданам, в том числе должностным лицам, даже в тех случаях, когда подобная информация оказывается нужной медицинским учреждениям в интересах обследования и лечения пациента. Только с согласия больного можно направлять медицинские сведения для проведения научных исследований, публикации в научной литературе, использования этих данных в учебном процессе и в иных целях.

Закон допускает направление медицинских сведений без согласия больного в следующих случаях.

в целях проведения медицинского обследования и лечения гражданина, который в результате своего состояния не способен выразить свою волю;

при угрозе распространения инфекционных заболеваний, массовых отравлений и поражений;

по запросу органов дознания и следствия, суда в связи с

проведением расследования или судебным разбирательством, по запросу органа уголовно-исполнительной системы в связи с исполнением уголовного наказания и осуществлением контроля за поведением условно осужденного, осужденного, в отношении которого отбывание наказания отсрочено, и лица, освобожденного условно-досрочно;

в случае оказания медицинской помощи несовершеннолетнему, а также несовершеннолетнему, не достигшему возраста, установленного для информирования одного из его родителей или иного законного представителя;

в целях информирования органов внутренних дел о поступлении пациента, в отношении которого имеются достаточные основания полагать, что вред его здоровью причинен в результате противоправных действий;

в целях проведения военно-врачебной экспертизы по запросам военных комиссариатов, кадровых служб и военно­врачебных (врачебно-летных) комиссий федеральных органов исполнительной власти, в которых федеральным законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба;

в целях расследования несчастного случая на производстве и профессионального заболевания;

при обмене информацией медицинскими организациями, в том числе размещенной в медицинских информационных системах, в целях оказания медицинской помощи с учетом требований законодательства Российской Федерации о персональных данных;

в целях осуществления учета и контроля в системе обязательного социального страхования;

в целях осуществления контроля качества и безопасности медицинской деятельности в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Во всех других случаях направление медицинских сведений допускается только с согласия гражданина или по его

В качестве примера приведем форму такого заявления, принятую в Европе (надеемся, что подобная форма найдет распространение и в России):

В Центральную Московскую областную клиническую психиатрическую больницу.

Настоящим заявлением я, гражданин России, Иванов Иван Иванович, род. 02.07.1978 г. Мытищи (Россия) и проживающий в настоящее время в Германии, освобождаю врачей Центральной Московской областной клинической психиатрической больницы от их обязанности сохранения врачебной тайны в отношении моего адвоката Ивана Петровича Рыбакова, род. 16.09.1966 г. (указывается номер его паспорта), а также в отношении компетентных ведомств и судов, занимающихся моим уголовным делом. Настоящим я уполномочиваю моего адвоката Рыбакова И.П. получить от вас все необходимые документы, в частности историю болезни или выписку из нее.

Подпись: Иванов ИИ

Вышестоящая подпись мною заверяется.

(подпись лица, уполномоченного заверять подписи граждан и его печать).

Статья написана по материалам сайтов: docs.cntd.ru, bmportal.ru, zakon.today.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector